La méthode Getting Things Done (ou GTD en abrégé) a été inventée par David Allen et publiée en 2001 dans un livre nommé « Getting Things Done – The art of stress-free productivity ». L’ouvrage a été traduit en français sous le nom « S’organiser pour réussir – La méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans le stress ».

Malgré son nom un peu ronflant (sans parler du « sous-titre » qui est une perle marketing), cette méthode bénéficie d’une très grande notoriété. On ne compte plus le nombre de sites qui y sont consacrés ni le nombre d’outils qui s’adaptent à ses recommandations.

Le principe

La première chose à savoir est que GTD est une méthode d’organisation personnelle. Vous pouvez l’utiliser pour être plus efficace dans votre travail et dans vos occupations personnelles, mais vous ne pourrez pas vous baser dessus pour définir l’organisation de votre équipe ou de votre entreprise.

Contrairement à la plupart des méthodes qui tentaient d’organiser la gestion du temps, la méthode GTD se concentre sur la réalisation des tâches qui nous incombent. Pour cela, il faut se reposer sur un système unique pour recenser l’ensemble des tâches, identifier leur ordre de priorité, et passer en revue cette liste très fréquemment pour en cataloguer les éléments.

Je vais vous donner les grandes lignes de ce qui fait la force de cette méthode d’organisation. Je reviendrai sûrement sur le sujet dans le futur, tant il est vaste. Mais nul besoin de lire les 287 pages du livre pour en comprendre les concepts les plus importants.
Un schéma récapitule l’ensemble du processus (il est d’ailleurs répété 4 fois dans le livre !).

La collecte

La première étape de la méthode GTD consiste à collecter absolument toutes les tâches à réaliser. Il ne faut en oublier aucune, et les rassembler au sein d’un référentiel unique. Concrètement, cela peut concerner votre boîte aux lettres électronique, ou un système de gestion de todo-list. Ne gardez rien dans un recoin de votre tête, notez tout. Cette « boîte de collecte » doit être vidée régulièrement, et ce sont les étapes suivantes qui vont permettre d’y arriver.

Le traitement

Le traitement des tâches consiste en une analyse systématique, durant laquelle on se demande si la tâche nécessite une action. Si ce n’est pas le cas, il y a trois possibilités :

• Jeter le document s’il ne sert plus à rien.
• Archiver le document s’il contient des informations utiles à un projet. On le conservera alors dans un espace dédié, avec les autres références du projet.
• Placer le document en « incubation » et revenir dessus plus tard, s’il peut déclencher des actions par la suite.

S’il faut envisager une action, il faut d’abord savoir si on est en face d’une tâche autonome ou d’un élément de projet (qui contient en fait plusieurs tâches à effectuer). Dans le second cas, une planification peut s’avérer nécessaire pour gérer correctement le projet en question, et redécouper cette entrée en plusieurs tâches atomiques.

Si une tâche peut être exécutée immédiatement et qu’on est certain que cela peut se faire en un temps très court, on essaiera de la réaliser immédiatement. Dans le cas contraire, on peut la déléguer ou la reporter à plus tard (en la plaçant dans une liste d’actions à effectuer ; ne pas la laisser stagner là où elle est sans la classer).

L’organisation

Cette étape détaille la manière de gérer les tâches après traitement, qu’il soit question de tâches non activables (qui auront été effacées, archivées ou placées en incubation) ou de tâches menant à une action (exécutées immédiatement, plus tard ou déléguées).

En dehors des conseils très terre-à-terre sur la tenue de listes et le stockage de documents, David Allen revient sur quelques notions :

• Les premières actions. Pour synthétiser, la toute première action à effectuer est souvent celle qui coûte le plus cher sur un projet ; il est d’autant plus important de ne pas perdre de temps et d’efficacité dans leur réalisation.
• Le calendrier. Certaines actions nécessitent d’être complétées avant une date précise ou effectuées à une certaine date. La tenue d’un calendrier est alors obligatoire, même si la méthode GTD vise la réalisation des actions.

Il est conseillé d’organiser les informations avec une liste des projets actifs, un calendrier, une liste de premières actions et une liste de tâches en attente d’exécution.

L’examen

Un des facteurs principaux de la réussite de ce système réside dans un examen régulier et minutieux des listes de tâches. Un examen hebdomadaire sert à regrouper les informations qui doivent être intégrées pour la collecte, et à remettre l’ensemble des listes à jour. Il est vital de ne jamais laisser d’éléments inutiles dans les listes, ni d’oublier leur signification. Si en reprenant une liste vous ne comprenez plus en quoi consiste une tâche, c’est que vous n’avez pas fait d’examen rigoureux de cette liste depuis trop longtemps.

L’action

L’ensemble de cette méthode a pour but la réalisation des tâches à effectuer. Mais là où on a habituellement tendance à ne prendre en compte que l’importance d’une tâche pour en définir sa priorité, la méthode GTD utilise 4 critères pour déterminer si une tâche doit être réalisée :

1. Le contexte. Cela désigne les moyens dont vous avez besoin pour pouvoir réaliser la tâche. Impossible de traiter une communication – même urgente – si vous ne pouvez pas contacter la personne nécessaire.
2. La disponibilité. Avez-vous assez de temps devant vous pour traiter la tâche ? Inutile de commencer une action si vous devez l’interrompre ; il vaut alors mieux en traiter une autre de moindre importance, mais que vous pourrez compléter d’une seule traite.
3. Le niveau d’énergie. Certaines actions ne nécessitent pas beaucoup d’investissement individuel, alors que d’autres réclameront une présence physique ou intellectuelle qu’il faut prévoir.
4. La priorité. En fonction du contexte, de la disponibilité et de votre niveau d’énergie, vous pouvez ensuite réfléchir à la tâche qui sera la plus directement profitable (pour vous, votre projet, votre entreprise).

Mon avis

La méthode GTD est particulièrement bien faite pour nous aider à traiter toutes nos tâches en attente. En suivant ses préceptes, on augmente les chances de ne plus oublier de choses à faire, et de les aiguiller correctement (agir ou déléguer). Elle formalise les meilleures pratiques de l’organisation personnelle, et permet d’être rapidement et visiblement plus efficace.

Je lui reproche toutefois d’être une méthode « tout ou rien » ; vous ne pouvez pas vous contenter de collecter les données sans les traiter par la suite, ou sans réviser vos listes régulièrement. Mais d’un autre côté, c’est aussi sa force car cela vous empêche de vous voiler la face en croyant suivre la méthode. Par contre, il faut vraiment rester très vigilant sur le passage en revue régulier des listes.
Un autre problème est que cette méthode peut être suivie à la lettre et pourtant conduire dans une impasse : tenter de réaliser toutes les tâches, sans forcément réussir à identifier les tâches les plus importantes. Ce travail doit venir en complément de la méthode GTD, et doit toujours être gardé en tête pour obtenir une organisation la plus efficace possible.

J’apprécie particulièrement les 4 critères décisionnels des actions. C’est bien plus complet que ce qu’on peut trouver ailleurs. Et allié au traitement des tâches, on peut ainsi mettre des tâches en attente. Utilisé à bon escient, on peut ainsi décaler des actions dans le temps sans se sentir coupable de procrastination, ce qui est souvent le cas avec d’autres méthodes qui ne prennent pas en compte notre énergie en conjonction avec la priorité des tâches.