Quand on doit choisir un outil informatique, l’une des questions que l’on doit se poser assez rapidement concerne le choix entre un outil interne à l’entreprise ou l’utilisation d’une prestation externe.

Quand je parle d’outil interne, je ne parle pas de développement réalisé en interne (même si ce cas existe bel et bien), mais des logiciels que l’on peut installer sur des machines propres à l’entreprise. Les prestations externes concernent les services qui sont disponibles à distance, souvent en SaaS (software as a service). Cela peut s’appliquer à un grand nombre de choses :

• La gestion des emails. Votre entreprise doit-elle posséder son propre serveur SMTP, ou bien allez-vous passer par GMail/Hotmail/YahooMail ?
• La gestion de document. Faut-il installer un serveur de fichiers interne, ou pouvez-vous vous reposer sur Google Doc/Zoho Docs ?
• La gestion de projet. Est-il préférable d’utiliser une solution autonome, ou une plate-forme collaborative hébergée chez un prestataire ?

La prestation externe

L’utilisation d’un prestataire extérieur offre plusieurs aspects très pratiques :

• Le service est disponible de partout (dans le cas de logiciels disponibles sur le Web). C’est très utile quand on a des collaborateurs disséminés géographiquement.
• Le coût est limité. Les services d’email sont gratuits pour la plupart, et les offres logicielles payantes (gestion de projet, CRM, …) coûtent habituellement moins cher que la location d’un serveur.
• La qualité du service est très bonne. Ces prestataires doivent gérer un très grand nombre d’utilisateurs, et mettent en place des architectures matérielles et logicielles prévues pour tenir la charge. Des équipes administrent ces services 24h/24, ce qui évite d’avoir à le faire soi-même.

L’installation interne

D’un autre côté, l’installation de logiciels en interne possède aussi de gros avantages :

• On peut espérer une plus grande confidentialité. On sait que Google lit automatiquement le contenu des emails sur GMail, pour choisir la publicité qui est affichée ; ce n’est pas totalement rassurant.
• On cloisonne les problèmes. Il y a peu de risques que votre serveur mail tombe en panne au même moment que votre Wiki.
• On peut modifier les logiciels, pour peu que leur code source soit accessible. Cela permet de les adapter aux contraintes spécifiques à votre entreprise.
• Les coûts sont maîtrisés. Si vous avez des besoins (d’espace disque, par exemple) qui augmentent avec le temps, vous ne risquez pas de voir les coûts augmenter de manière dramatique.

Mon avis

Les problèmes rencontrés ces derniers mois sur GMail, ainsi que la fermeture du service GoogleNotebook, ont fait prendre conscience à beaucoup de monde que les services Web n’étaient pas parfaits. Il faut pondérer cela par le fait qu’aucun service informatique ne peut espérer offrir une fiabilité de 100%. Mais on ne perçoit pas de la même manière les problèmes qui surviennent sur une plate-forme que l’on gère soi-même et ceux qui arrivent sur un serveur administré par un géant de l’informatique (que le service soit gratuit ou payant, d’ailleurs).

Pour ceux qui travaillent en free-lance, ou les petites start-ups qui démarrent leur activité et veulent se concentrer sur l’essentiel, il est bien plus simple et rapide de se créer des comptes sur GMail et Backpack que d’installer des outils équivalents. Cela épargne les coûts directs (achat ou location d’un serveur et de sa bande passante, licences logicielles éventuelles) et les coûts induits (temps passé à installer et configurer les outils, administration du serveur).

Par contre, quand on démarre une entreprise qui ambitionne de s’étoffer rapidement, le contexte est très différent. Confier ses données à un prestataire extérieur comporte une certaine part de risque. Qu’en est-il de la sécurité ? Si un problème technique survenait, est-ce que les données seraient perdues ? Autant de choses auxquelles on pense lorsqu’on les administre en interne, mais qu’on ne gère pas forcément mieux pour autant.

Je considère qu’il y a 2 points à soulever sérieusement :

• La pérennité des données. Imaginons que vous utilisiez un logiciel payant, qui vous fournit un certain service à travers une interface Web. Rien ne vous garantit la bonne santé financière de son éditeur. S’il met un jour la clé sous la porte, pensez-vous qu’il vous préviendra et vous laissera la possibilité de récupérer d’abord vos données ? Dans un format qu’un autre logiciel saura exploiter ? Le même type de question peut se poser avec l’hébergeur qui accueillera vos serveurs, mais j’espère que vous avez des contrats en béton, que vous le surveillez de près, et que vous avez une plate-forme redondée.
• L’évolutivité. Pour prendre un exemple concret, GMail offre actuellement un peu plus de 7 GO d’espace disque. Imaginons que pour une raison (bonne ou mauvaise, peu importe), l’un de vos employés a besoin de plus d’espace disque. Que faites-vous ? Autre exemple, Basecamp offre 50 GO d’espace disque dans sa version la plus chère. Dans les deux cas, on peut voir les problèmes possibles : Si vous avez besoin de plus d’espace, ce n’est pas possible (même en payant un surcoût). Vous avez peut-être déjà payé un serveur de fichiers, qui peut vous offrir des téra-octets ; pourquoi payer le prix fort pour quelques dizaines de giga-octets ?

Il existe beaucoup de solutions gratuites et/ou open-source, qui remplissent la plupart des usages. Lorsqu’on lance une entreprise, il est raisonnable de commencer par évaluer ces logiciels en premier. S’ils ne font pas l’affaire, il ne faut pas hésiter à regarder du côté des solutions externes. Et à ce moment-là, il ne faut pas regarder à la dépense ; il ne faut pas choisir une solution gratuite si elle remplit mal votre besoin ou si elle n’offre pas toutes les garanties dont vous avez besoin.