Dans le groupe des logiciels de gestion de projet qui font parler d’eux actuellement, et qui tentent de dépasser Basecamp, 5pm fait partie du groupe de tête et sa notoriété semble croître.

Interface principale

L’interface de 5pm est à la fois impressionnante et déroutante. Contrairement aux autres outils du même genre, elle fait un grand usage du Flash pour proposer un dynamisme et une réactivité améliorés.

La fenêtre principale est séparée en 2 parties :

• À gauche, la liste des projets (et des tâches « autonomes », non attachées à un projet).
• À droite, les informations concernant le projet sélectionné, ses activités (toutes les actions qui ont été effectuées sur le projet), et les fichiers qui y sont liés.

L’affichage dans le panneau de gauche permet de voir rapidement les projets et leurs tâches, dans une vue arborescente à 2 niveaux facile à comprendre. On y voit par défaut l’état de progression des tâches et le nombre de jours qui reste pour les accomplir.

On peut choisir les informations qui s’y affichent, mais il est malheureusement impossible de voir à qui une tâche est affectée, ce qui s’explique par le fait qu’une tâche peut être assignée à plusieurs personnes simultanément.

Fonctionnalités

5pm permet basiquement de créer des projets, de les rassembler au sein de « groupes de projets », et d’y affecter des tâches. Pour chaque projet et chaque tâche, il est possible d’ajouter des fichiers (pièces-jointes qui seront téléchargeables par la suite) ainsi que des messages textuels. Il est à noter qu’il est aussi possible de lier des documents provenant de Google Docs, ce qui est une fonctionnalité plutôt originale et assez bien vue.

Il n’est pas possible de répondre directement à un message. Pour cela, il faut créer un nouveau message sur le projet ou la tâche. Il n’y a pas non plus de fonctionnalité de commentaire sur les fichiers ou sur les tâches elles-mêmes.

L’avancement des tâches se fait en y ajoutant des « notes de progression », qui sont un moyen efficace d’indiquer sur quoi on a travaillé, combien de temps on y a consacré, et quel est le pourcentage d’accomplissement de la tâche. Là où les logiciels concurrents permettent tous de barrer une tâche en cochant une simple case, 5pm impose d’ajouter une note de progression dans laquelle on passe l’avancement à 100%. C’est plus rigoureux, mais moins souple d’usage.

Les projets et les tâches ont des dates de fin d’exécution optionnelles, ce qui permet de gérer naturellement les deadlines.

Timeline

5pm se différencie de ses concurrents avec son interface de « timeline », qui permet de gérer graphiquement les projets et les tâches.

Rien que pour la visualisation des informations, cette vue est très pratique. Sans s’encombrer de toutes les fonctionnalités d’un diagramme de Gantt, comme la dépendance entre les tâches, elle permet néanmoins de se faire une représentation graphique des implications calendaires des projets.

La timeline devient vraiment très pratique quand on l’utilise pour éditer les tâches. En effet, elle permet de déplacer les tâches dans le calendrier, ainsi que de modifier leurs durées, avec un simple cliqué-déplacé à la souris. Lors d’une utilisation concrète, on se retrouve vite à utiliser la timeline dès qu’on souhaite revoir le calendrier et les ordres de priorité.

(image © 5pmweb.com)

Par contre, il est impossible de créer de nouvelles tâches directement dans la timeline. Cela oblige à faire des aller-retour entre l’interface principale (pour créer les tâches) et la timeline (pour les éditer). Ce manque est absolument incompréhensible.

Autres fonctionnalités

5pm permet de gérer les feuilles de temps des participants. Cela n’est pas utile dans tous les cas, mais peut l’être pour vous.

Le logiciel permet aussi d’ajouter des tâches ou des fichiers à un projet, simplement en envoyant un email à une adresse (facile à retenir) ou en répondant simplement à un message de notification envoyé par la plate-forme.

L’interface est actuellement disponible en anglais, en portugais, en russe, en espagnol, en suédois (incomplet) et en français (incomplet).

Prix

5 formules sont disponibles, pour s’adapter à vos besoins :

• 18 $/mois : 5 utilisateurs, 10 projets, 300 MO d’espace de stockage.
• 28 $/mois : 10 utilisateurs, 20 projets, 1 GO d’espace de stockage.
• 48 $/mois : 20 utilisateurs, 40 projets, 2 GO d’espace de stockage.
• 88 $/mois : 40 utilisateurs, 80 projets, 4 GO d’espace de stockage.
• 175 $/mois : nombre illimité d’utilisateurs et de projets, 10 GO de stockage.

L’encryption SSL est disponible dans toutes les formules, ce qui est une très bonne chose. Malheureusement, il n’existe pas de formule gratuite (même avec des limitations) ; à la place, vous pouvez créer un compte de test valable 2 semaines.

Mon avis

Pour commencer, je n’arrive pas à considérer 5pm comme un « vrai » logiciel de gestion de projet. Fondamentalement, il ne permet que de lister des projets, chacun contenant des listes de tâches. Je le vois plutôt comme une super todo-list.

Dans un cadre professionnel, le nombre de projets – et surtout le nombre de tâches dans les projets – dépasse la limite au-dessus de laquelle l’interface de 5pm montre ses limites. Quand on a un grand nombre de tâches à gérer, il devient vite pénible de jongler entre les panneaux de droite et de gauche, à chaque fois qu’on veut voir le contenu d’une tâche ou qu’on veut la modifier. De plus, la liste de tâches présente de la même manière les différentes entrées, quelle que soit la priorité qui leur a été définie.

On pourrait se satisfaire de la timeline pour réaliser l’intégralité des opérations, mais il faudrait alors pouvoir y créer directement de nouveaux projets et de nouvelles tâches. L’intérêt est grandement diminué par cette impossibilité.

Vous aurez donc compris que je ne suis pas un adepte de 5pm. Toutefois, vous pouvez faire un essai rapide sur leur interface de démonstration, pour vous faire votre propre idée.
Mais il n’empêche, on trouve mieux pour moins cher…