Je vous ai déjà fait une introduction à la méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen. C’est une méthode d’organisation personnelle très efficace, mais qui réclame une discipline et une rigueur constantes, qui peuvent être usantes à la longue.
Je suis tombé il y a quelques temps sur un article très intéressant du site WebWorkerDaily, qui présente une alternative simplifiée. Cette alternative ne concerne que la partie de « tri » des tâches. Il semblerait qu’elle soit extraite du livre Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent de Stephen R. Covey.
Le tri de tâches GTD
Souvenez-vous, voici les étapes imposées par le GTD, pour trier les informations entrantes (et j’ai déjà pas mal simplifié les choses) : 
Le tri de tâches simplifié
Maintenant, l’alternative évoquée sur WebWorkerDaily propose de trier les tâches suivant 4 possibilités simples :
- UI : Urgent – Important
- NUI : Non Urgent – Important
- UNI : Urgent – Non Important
- NUNI : Non Urgent – Non Important
J’y ajouterais une 5ème possibilité : poubelle ! À utiliser sans état d’âme dès qu’une information entrante est inutile ou non pertinente.
Comment l’utiliser
La différence entre ces deux approches saute aux yeux. J’avoue que je trouve cette classification rafraichissante. Une fois qu’on a classé les messages et les tâches suivant ces quatre groupes, il devient très facile de les passer en revue, et les priorités deviennent évidentes.
Il y a un « cas limite » qu’il faut gérer intelligemment. Comment savoir si une tâche NUI (Non Urgent – Important) doit être traitée avant ou après une tâche UNI (Urgent – Non Important) ?
La plupart du temps, une tâche « Importante » réclame une attention particulière dans la durée. Une tâche marquée « Urgente » réclame pour sa part d’être rapidement traitée, même si la valeur de sa réalisation est intrinsèquement moindre.
Ce que je conseille dans ce cas-là, c’est de ne pas interrompre systématiquement le traitement des tâches importantes (sauf par les taches UI qui le nécessitent, évidemment). Par contre, il est très intéressant d’alterner les tâches, pour éviter de s’ennuyer : après plusieurs heures à travailler sur des tâches importantes, la concentration s’émousse et on finit par perdre le fil. Il est alors temps de passer à autre chose. C’est là que les tâches UNI entrent en jeu.
Chacun a sa propre manière d’aborder la gestion de tâches. Mais c’est une bonne idée de prendre en compte les tâches qui ne sont pas très importantes mais dont l’urgence peut faire remonter la prioritée.
Mon expérience
C’est amusant, parce que cela correspond assez bien à la manière dont fonctionne l’outil de gestion de projets que nous utilisons dans mon entreprise. Les tâches y sont triées suivant 2 critères : leur urgence (différée, normale, importante, urgente, critique) et leur importance financière (0, €, €€, €€€). La combinaison de ces deux paramètre est une grande aide pour établir l’ordre d’exécution des actions.
Mais, je le répète, cette alternative ne remet pas en cause le reste de la méthode GTD. Je vous laisse revenir sur la présentation que j’en avais faite.
Pour ma part, je vais me pencher sur le livre de Stephen R. Covey ; je connaissais son existence, mais je ne m’y étais pas vraiment intéressé jusque là.
Intéressant.
Cela m’a été présenté lors d’une formation interne en management. Le formateur n’a pas précisé d’où venait cette matrice.
En revanche, il nous a présenté la case « Pas important/urgent » comme étant la poubelle. Dans le sens où bien souvent, on demande au manager bien plus que ce qu’il a le temps de faire.
Si c’est urgent mais pas important, on a bien souvent des choses plus importantes à faire. Donc …
Bien-sûr, si on a de la disponibilité, il faut tout faire.
L’idéal est de savoir organiser ses tâches pour travailler la majeure partie du temps dans la case « Important/Pas urgent ».
Je suis étonné par le raccourci UNI = poubelle.
Même les tâches NUNI sont différentes de celles qui partent à la poubelle. Tout dépend de ce qu’on appelle « non important ». Quand on a la charge d’une équipe, il y a une foule de petites choses qui ne sont pas vitales pour la réussite d’un projet particulier, mais dont on ne peut pas se soustraire pour autant.
Même quand on est débordé, il vaut mieux lister les tâches qu’on choisi de ne pas traiter. Si l’une d’elles resurgit, ça évite de perdre du temps à se demander pourquoi elle avait disparu entre-temps.
De manière générale, on peut considérer que les tâches non importantes sont celles qu’il faut déléguer en premier. Encore que cela soit sujet à discussion : il faut déléguer les tâches qui ne sont pas assez importantes pour qu’on y consacre du temps, mais il faut aussi jouer le rôle d’aiguilleur, en adressant les tâches importantes vers les personnes qui sauront les effectuer au mieux.
Sans vouloir critiquer, c’est à peu près ce que l’on fait naturellement lorsque l’on est bien organisé, et que l’on utilise des outils performants (pour ma part : Gmail+Google Agenda).
On fait exactement la même chose : tri, actions, gestion.
@Louis : Si ce que tu veux dire, c’est que ce sont les gens désorganisés qui ont le plus besoin de conseils d’organisation, on est bien d’accord. 😉
Mais personnellement, je reste très humble par rapport à tout cela. Même la personne la plus organisée peut se retrouver moins efficace dans certaines circonstances (fatigue, stress, débordé de travail, …). C’est dans ces moment-là – quand l’organisation « naturelle » fait défaut – qu’une piqure de rappel sur les principes théoriques aide à se remettre en selle.
@Amaury : Complètement d’accord avec toi 🙂
Cette Matrice, n’est pas une découverte récente.
En fait il s’agit de la matrice d’Eisenhower, du nom du général américain commandant en chef des forces alliées durant la seconde guerre mondiale. C’est lui qui a créer cette matrice sous forme de 2 axes (horizontal = importance ; Vertical = urgence). les tâches se retrouvent dans une des quatres zones A,B,C,D, correspondant à UI, NUI etc…
Merci pour l’info.
Après avoir cherché à rationaliser l’organisation en la complexifiant, on en revient aux « bons vieux fondamentaux ».