Ah, les réunions… Suivant l’entreprise dans laquelle vous êtes, vous avez l’impression de ne pas en faire suffisamment ou au contraire d’en faire trop. J’ai connu les deux.

La recette

Voici les éléments-clés d’une réunion :

• Un ordre du jour. Tous les participants à une réunion doivent savoir quel va en être le sujet. Cela peut être formalisé dans un email, ou être implicite si c’est une réunion qui se répète régulièrement. Mais si quelqu’un ne sait pas quel est le thème de la réunion à laquelle il se rend, pour pouvez vous attendre à une belle perte de temps.
• Des participants. Oui, ça semble un peu bête. Mais pensez bien que toutes les personnes nécessaires aux prises de décisions doivent être présentes, sinon vous serez bon pour refaire une autre réunion par la suite. Évitez aussi les réunions où est conviée la moitié de l’entreprise « au cas où on aurait besoin d’eux » ; vous risquez surtout d’avoir des discussions sans fin qui s’éloignent du sujet, et des personnes qui perdent leur temps à se demander ce qu’elles font là. Si à un moment donné vous vous rendez compte que vous avez besoin de la présence d’une personne qui n’a pas été conviée, interrompez immédiatement la réunion pour aller chercher cette personne.
• Des décisions claires. Trop souvent, les gens quittent une réunion parce qu’ils ont l’impression d’avoir fait le tour d’un sujet, ou par épuisement personnel. Il faut que les décisions prises à la fin de la réunion soient claires pour tous les participants. Si certains avis n’ont pas été tranchés, soyez clairs aussi sur cet état de fait, en notant éventuellement les impacts que cela peu avoir, et surtout en vous accordant sur les éléments qui empêchent de prendre la décision. S’il manque une analyse, notez à quelle date elle doit être terminée, et qui en est le responsable ; si la personne qui peut prendre la décision n’était pas présente ou n’a pas pu se décider, prévoyez immédiatement une prochaine réunion.
• Un compte-rendu. Les décisions peuvent sembler claires en sortant de réunion, il n’en reste pas moins que chacun en gardera les souvenirs qu’il aura bien voulu mémoriser (ou qu’il aura daigné noter sur son cahier). Le seul moyen de s’assurer que la réunion sera suivie des effets prévus, c’est d’en rédiger un bilan qui sera envoyé à tous les participants. Impossible alors de se rétracter derrière le « Ah ? Je ne me souviens pas qu’on ait dit ça en réunion… ».

La durée

Certaines personnes vous diront qu’il est impératif de fixer une durée à chaque réunion. Je ne suis pas un fervent défenseur de cette pratique. La plupart du temps, les gens qui sont obligés de faire ça travaillent dans une entreprise d’une certaine taille, dans laquelle les salles de réunion doivent être réservées à l’avance, et dont vous vous faites éjecter par les suivants si vous débordez de votre case horaire.

On peut argumenter le fait qu’on travaille plus efficacement avec un chronomètre, et que les gens se forcent à prendre des décisions avant que la fin de la réunion. Personnellement, j’ai surtout connu des réunions qui se terminaient abruptement sans que la moindre chose constructive en ressorte, obligeant la programmation d’autres réunions qui se tiennent souvent plusieurs jours plus tard (personne n’anticipant que la première réunion serait un échec), pendant lesquelles il faudra que tout le monde se « remette dans le bain ».

Alors même s’il ne faut pas laisser les réunions durer systématiquement 3 heures, je préfère la solution par laquelle on annonce une durée sans vouloir s’y tenir de manière rigide. C’est un peu paradoxal, mais quand on annonce qu’une réunion doit durer 30 minutes, c’est en la laissant durer 10 minutes de plus qu’on arrive au bout de ce que l’on voulait traiter. Je ne compte plus les réunions qui devaient durer « une heure pas plus ! », et qui ont abouti à quelque chose au bout de une heure et quart, parce que j’ai empêché les participants de s’en aller sans avoir pris une décision. Dans certains contextes, ce quart d’heure supplémentaire peut se révéler néfaste ; mais dans la plupart des situations – à plus forte raison si vous travaillez dans une petite structure – il serait encore pire de ne pas prendre de décision ou de devoir faire une autre réunion.

Et vous ?

Quelle doit être votre approche ? Si vous êtes l’instigateur de la réunion, c’est à vous de vous assurer que les 4 points clés définis précédemment sont respectés :

• Préparez l’ordre du jour, même si ça consiste juste à envoyer un email de 2 lignes qui reprend l’information générale qui doit être traitée pendant la réunion. Si vous connaissez déjà les points bloquant, ou les choix qui se présenteront pendant la réunion, listez-les pour que les participants puissent y réfléchir un peu, ou au moins qu’ils assistent en sachant de quoi il s’agit.
• Assurez-vous pendant toute la réunion que vous avez l’ensemble des participants nécessaires. Si le décisionnaire est absent, reportez la réunion immédiatement. Si des personnes n’ont rien à faire là, proposez poliment de les laisser retourner à leurs occupations pour ne pas leur faire perdre du temps.
• Prenez des notes pendant toute la réunion. Cela vous servira à 2 choses :
  • On est toujours plus attentif quand on note ce qui se dit. Cela empêche votre cerveau de vagabonder à un moment ou un autre. En montrant que vous êtes attentif et que vous pouvez reprendre n’importe quel point évoqué au cours de la réunion, vous inciterez les autres participants à « rester sur leurs gardes » et à rester concentrés.
  • Vous pourrez faire un rapide bilan en fin de réunion, en listant les décisions qui auront été prises et les points de blocage en suspens. Rappelez-les oralement, en demandant à chaque personne si tout est clair ou s’il faut des explications avant de quitter la réunion.
• Rédigez le compte-rendu en vous servant de vos notes. Comme les comptes-rendus sont toujours lus en diagonale, soyez extrêmement synthétique ; ne faites pas de la littérature et privilégiez l’approche « bullet-point ». L’idéal étant que votre rapport soit une liste d’actions à réaliser, que chacun pourra intégrer directement à sa propre todo-list.

Si vous n’êtes pas à l’origine de la réunion, les choses ne sont pas si différentes :

• Demandez l’ordre du jour avant d’entrer en réunion. Si cela est impossible, demandez à ce qu’il soit clairement défini au début de celle-ci ; n’en démordez pas.
• Soyez vigilant quant aux personnes présentes et à la teneur des discussions. Si vous sentez que « ça tourne en rond », que le décisionnaire n’est pas là ou qu’il ne prend pas ses responsabilités, n’hésitez pas à le signaler gentiment. Un petit électro-choc peut parfois sauver une réunion qui s’enlise.
• Prenez des notes. Si vous ne le faites pas, vous n’aurez aucun moyen de rappeler aux gens ce qu’ils s’étaient engagés à faire, ou de contester le compte-rendu qui sera fait. À quoi bon faire une réunion si tout ce que vous aurez dit peut être mis à la poubelle si facilement ?

Pas assez de réunions

Symptôme fréquent de l’inorganisation, l’absence de réunion n’est souvent qu’un trompe-l’oeil. Les gens trouvent toujours des moyens alternatifs pour échanger des informations, que ce soit tous les matins devant la machine à café ou huit fois par jour de manière impromptue sur un coin de table. Généralement, cela ne pose pas de soucis jusqu’à un certain moment. Tant que ces micro-réunions ne font intervenir que deux personnes, c’est relativement gérable. Mais si vous vous retrouvez à fréquemment faire appel à une troisième personne, cela veut dire que vous tentez de compenser le manque d’organisation par une souplesse dans votre gestion du temps qui confine à la gymnastique acrobatique.

En continuant ainsi (ou plutôt : en laissant les choses continuer ainsi), vous allez atteindre très vite les limites de l’exercice. Vous serez dans l’impasse dès que vous aurez besoin de passer à l’échelle supérieure, pour gérer plus de projets simultanément ou si vous devez faire intervenir plus de personnes. Il va donc falloir avancer par étapes, en commençant par obliger vos interlocuteurs à formaliser un peu plus vos échanges. Le plus simple est encore de refuser les micro-réunions imprévues, en répondant sobrement « Désolé, là je suis pris par une tâche très importante. Par contre, si tu veux, on peut en parler dans une heure. Entre-temps, peux-tu m’envoyer les dernières demandes du client concernant le dossier ? ».

Une fois que vous avez habitué vos collègues à planifier et préparer un tant soit peu leurs réunions, vous allez pouvoir donner l’exemple, en prenant les notes et en envoyant les comptes-rendus. Au début on risque de vous reprocher de vouloir imposer vos vues, les gens étant prompts à oublier ce qu’ils ont eux-mêmes décidé. Montrez-leur vos notes s’il le faut, et aux prochaines réunions assurez-vous que les décisions sont claires pour tous.

Trop de réunions

Le tourbillon infernal des journées où vous naviguez d’une réunion à l’autre sans arrêt a ceci de pervers que pendant ces réunions vous résolvez des problèmes, vous débloquez des situations et vous prenez des décisions. Ou au moins, c’est l’impression que vous avez.
L’ennui c’est que pendant ce temps-là, il reste une pile de dossiers qui attendent d’être traités. Mais avez-vous réellement besoin d’assister à toutes ces réunions ? Même si c’est souvent sympa de se retrouver au milieu de toute cette animation, prenez le temps de faire le tri entre les réunions vitales et celles qui sont une perte de temps.

Si jamais vous êtes effectivement un pivot central, et que toutes ces réunions ne peuvent se faire sans vous, vous pouvez alors vous poser quelques questions sur votre capacité à déléguer. L’explication la plus simple est souvent que vous n’avez pas senti le moment où les choses augmentaient en complexité autour de vous, et pendant ce temps vous avez continué à fonctionner de la même manière sans rien remettre en question. Il faut alors sortir la tête de l’eau et ne pas avoir peur de former vos collaborateurs pour qu’ils puissent gérer les affaires courantes sans passer par vous.
Vous pouvez toujours définir des limites à leurs prises de décision, ou faire en sorte d’entériner leurs choix avant qu’ils soient effectifs. Mais quoi qu’il en soit, la réunionite aigüe est un symptôme qu’il faut prendre au sérieux.