La gestion de projet – et l’organisation en général – est une discipline très intéressante. On rencontre rarement deux fois la même situation. Entre les clients, les demandes fonctionnelles, les ressources disponibles, le facteur humain… les variables sont trop nombreuses. Et pourtant, on continue à chercher à modéliser les flux d’information en entreprise, on tente d’améliorer sans cesse la manière dont les projets naissent et vivent, on espère secrètement trouver la formule miracle qui fonctionnera à tous les coups et qui nous permettra de gérer les choses de manière optimale dans toutes les conditions.

Mais entre nous, franchement, on sait que ce n’est pas possible, hein ? Eh bien… c’est ce qu’on va voir.

Un modèle ?

D’après le dictionnaire, un modèle est une « représentation théorique d’un système d’éléments et de relations plus ou moins complexes ». Si la définition vous intéresse, vous pouvez toujours aller lire l’article consacré à la théorie des modèles sur Wikipédia. Un exemple : En électronique, on utilise des modèles mathématiques pour simuler le comportement de composants ; ces modèles ne sont pas « vrais » dans la mesure où ces composants ont une réponse différente de celle du modèle, mais cela permet à la fois de simplifier les simulations et de savoir vers quoi doit tendre le fonctionnement des composants réels.

Une méthode de gestion de projet est en premier lieu un modèle, une description théorique de la manière dont les flux d’information et de traitement doivent se dérouler. L’observation des usages et des besoins a permis de dégager un certain nombre de bonnes pratiques qui peuvent être reproduites dans de nombreuses circonstances. Un ensemble de bonnes pratiques devient une méthode lorsque leur fonctionnement est validé et reproductible dans un contexte professionnel donné.

La réalité

Le problème, quand on définit une organisation en suivant un modèle précis, c’est qu’on essaye de faire coller des événements (par définition imprévisibles) à cette modélisation rigide. C’est comme de vouloir faire passer des balles molles dans un trou carré. Des fois ça passe, des fois ça déborde un peu, mais dans tous les cas il est bon de savoir que plus on s’éloigne de la forme carrée plus on va au-devant des problèmes. Je ne suis pas certain que l’image soit la plus adaptée, mais vous voyez ce que je veux dire…

Donc, même si une méthode de gestion est forcément imparfaite, il est quand même nécessaire d’en mettre en place, ne serait-ce que pour donner une direction au travail d’une équipe. L’alternative, c’est de se reposer uniquement sur l’organisation personnelle de chacun, avec les problèmes que cela génère : comme il faut régulièrement transmettre les informations d’un système personnel à un autre, on perd du temps et de l’énergie ; les défauts d’organisation sont plus difficiles à détecter, faisant encore perdre du temps.

Les méthodes d’organisation sont nombreuses. Certaines ont été établies dans le secteur industriel et adaptées à l’informatique. D’autres sont propres à certaines entreprises qui ont formé tout leur personnel de cette manière (il paraît que certains employés d’IBM sont tellement formatés aux méthodes de l’entreprise qu’il devient très difficile pour eux de travailler en dehors de ce cadre formalisé). Des méthodes de travail sont apparues ces dernières années, adaptées à la souplesse que nécessitent les petites structures comme les start-ups.

Je vais essayer de vous présenter plusieurs méthodes d’organisation du travail dans ce blog, avec les avantages et les inconvénients que je leur connais.