Je vais vous parler aujourd’hui d’Action Method, qui est le nom d’un web-logiciel d’organisation et de gestion de projets, mais aussi celui de la méthode d’organisation qui y est préconisée et que le logiciel permet de suivre et appliquer.
Cet un bon exemple de la mouvance des nouveaux outils de gestion de projet, qui privilégient la communication et résolution de tâches plutôt que la gestion du temps et le flicage des gens.

Pour la petite histoire, l’entreprise qui est à l’origine de ce logiciel (Behance) a commencé par faire connaître la méthodologie Action Method en vendant des organiseurs papier. Jetez-y un oeil, certains produits pourraient vous intéresser si vous gérez vos projets « à l’ancienne ».

La méthode

Pour bien utiliser ce logiciel, il faut donc comprendre la méthode sous-jacente. Ses idées principales sont :

• Réduire les échanges de communication (bannir les emails !) au profit de l’action et de la résolution des tâches. Les discussions importantes doivent pouvoir être suivies facilement et non être cachées dans des chaînes d’emails.
• Partager uniquement les informations qui le nécessitent.
• Les actions peuvent être déléguées et non assignées ; on ne s’en débarrasse pas.
• Les fonctionnalités prouvent leur importance par « sélection naturelle ». Voir la notion de harcèlement plus bas.

Cette méthode définit 5 types d’éléments de base :

• « Action steps » : Actions à réaliser. Devrait toujours commencer par un verbe (« Appeler machin », « Faire ceci », …).
• Références : Toutes informations (notes, liens, fichiers) liées à un projet qui donne du contexte aux Action Steps.
• « Backburners » : De simples idées qui ne génèrent pas encore d’action, mais sur lesquelles on veut revenir plus tard.
• Discussions : Toutes les communications concernant un projet (documents partagés, décisions, solutions aux problèmes, feedbacks, …) sont regroupées au même endroit et sont accessibles aux personnes travaillant sur ce projet.
• Evénements : Réunions, étapes, occasions particulières, dans le futur du projet. Peuvent servir de deadline aux Action steps.

Le logiciel

La vue globale de chaque projet récapitule tous ces éléments d’une manière assez réussie à mon goût. Les informations sont clairement affichée et facilement accessibles.

(image © actionmethod.com)

L’action de base consiste à créer des « action steps » – appelons ça des « tâches », ce sera plus simple. Vous pouvez déléguer une tâche à quelqu’un très facilement, et cette personne pourra gérer ses tâches en les classant comme elle le préfère ; il est ensuite possible de voir la progression de réalisation des tâches. On peut affecter aux tâches une couleur (à utiliser pour définir sa priorité), un client et une deadline.
La gestion de tâches se fait de manière très fluide. L’affichage se fait par projet, priorité ou deadline ; il est possible de les réorganiser par drag and drop et de faire des recherches full-text.

(image © actionmethod.com)

• Les « références » sont un peu semblables à des pages de wiki. Elles servent à stocker des notes et des liens. Avec l’abonnement payant, on peu y ajouter des pièce-jointes et les partager avec tous les intervenants du projet.
• Les « backburners » sont tout aussi facilement éditables. On peut ainsi jeter une idée qui nous traverse l’esprit, l’assigner à un projet et la retrouver rapidement par la suite pour la développer.
• Le logiciel gère aussi un espace pour les discussions relatives aux projets, qui est une sorte de forum simplifié. C’est assez pratique pour centraliser les participations et les prises de décision. Comme pour les références, il est possible d’attacher des fichiers aux messages de discussion, si on a pris l’abonnement payant.
• Avec les événements, il est possible de définir des réunions, des étapes, et ainsi de suite. L’intérêt est qu’on peut affecter des tâches aux événements, ce qui permet de les suivre plus facilement.

Toutes les actions effectuées dans le logiciels sont tracées, ce qui permet de suivre l’évolution des projets au fil du temps dans l’interface de « flux d’activité ».

Le harcèlement

Action Method introduit une notion assez originale mais finalement très bien conçue : le harcèlement (« nagging »). C’est un moyen de rappeler à quelqu’un qu’une tâche réclame son attention. En temps normal, on fait ça en envoyant des emails ou en polluant les entrées de notre bugtracker (quand on en utilise un). Mais là ça semble assez naturel au bout d’un moment.

Le prix

Le logiciel est accessible gratuitement avec un nombre illimité de projets, mais un maximum de 50 action steps. Et aucun événement, référence, backburner ou discussion. Suffisant pour tester les fonctionnalités les plus importantes, mais empêche toute utilisation professionnelle.

Pour 12 $ par mois (ou 99 $ par an), vous pouvez créer un nombre illimité de projets, action steps, événements, références, backburners et discussions, et vous bénéficiez d’un espace de stockage de 2 GO pour les pièces-jointes.

Mon avis

Après avoir testé ActionMethod.com pendant quelques jours en situation, je peux vous dire que c’est un outil méchamment bien fait. L’interface est bien pensée et très ergonomique. Je pense que toute la philosophie de cet outil est très bien pensée et peut aider des équipes de taille modeste à moyenne à travailler efficacement sur plusieurs projets en parallèle.

Je vais pointer quelques spécificités :

• Le « harcèlement » est une vraie bonne idée. Ça paraît bête, mais après l’avoir utilisé, on se demande pourquoi tous les logiciels de ce type n’offrent pas cette fonctionnalité. C’est une killer feature.
• Les « action steps » s’affichent en 2 dimensions, c’est-à-dire qu’ils s’affichent dans des boîtes qui se placent les unes à côté des autres. J’apprécie assez cette utilisation de l’espace, mais elle est très déstabilisante car très éloignée des todo-lists que l’on utilise habituellement et qui listent les tâches de manière linéaire.
• Chaque utilisateur peut placer les tâches qui lui sont affectées dans des projets qu’il peut définir à loisir. C’est une force : chacun peut organiser son travail de la manière qui lui convient. Mais je pense que c’est à double-tranchant : il peut devenir compliqué de gérer des projets lorsque les divers intervenants peuvent les réorganiser et les renommer dans leur coin… L’air de rien, il est important de s’accorder sur les termes utilisés et le jargon employé.
• Le système des « action steps » ne peut absolument pas être utilisé pour faire des relevés de bugs. C’est clairement orienté vers la résolution d’actions. Cela oblige de mettre en place un outil de buglist, et on se retrouve donc avec deux systèmes en parallèle. Et ça, c’est nul.

Pour finir, sachez que ActionMethod n’est disponible qu’en anglais.