Je vais vous présenter aujourd’hui le logiciel Basecamp, qui est développé par 37Signals. C’est un peu le grand frère de Backpack dont je vous parlais la semaine dernière.

Là où Backpack visait à faciliter le stockage et l’échange d’information autour de projets, Bascamp va plus loin et propose des outils pour gérer plus finement le travail de groupe. On peut distinguer 5 fonctionnalités principales :

• Les todo-lists.
• La messagerie partagée.
• Le partage de fichiers.
• Les objectifs calendaires.
• « Reporting » du temps passé sur chaque projet.

Auxquelles s’ajoutent des panneaux de vues globales sur un projet ou sur tous les projets.

Les todo-lists

(image © 37signals.com)

Je vous ai déjà expliqué pourquoi les listes sont à la base de toute organisation. Basecamp permet de créer facilement des listes et de les organiser comme on le souhaite. Très similaires à celles de Backpack, on peut éditer leurs titres en utilisant la syntaxe Textile (syntaxe wiki-like simplifiée), et leur affecter un état fait/à faire simplement en cochant ou décochant une case. Par contre, elles offrent la possibilité d’affecter une tâche à un utilisateur, ce qui était un des manques que je pointais du doigt sur Backpack.

Il est aussi possible de créer des listes privées, qu’on est le seul à pouvoir voir. C’est une bonne idée, qui permet d’avoir au même endroit les todo-lists générales et celles qui nous concernent ; cela évite d’avoir à gérer plusieurs systèmes de listes en parallèle.

La messagerie partagée

(image © 37signals.com)

On a beau classer nos emails dans des dossiers, il est toujours pénible d’y rechercher une information intéressante. On est souvent obligé d’ouvrir une demi-douzaine de messages – de quelques lignes chacun – avant de retrouver ce qu’on veut.

Dans Basecamp, chaque projet possède une page sur laquelle sont listés tous les messages écrits par les intervenants du projet. On pourrait comparer cela à un forum ou à un blog. Chaque message peut recevoir des pièces-jointes. Quand on écrit un message, on peut le catégoriser, ce qui facilite la recherche par la suite. On peut répondre à un message en écrivant des commentaires qui y sont liés.

Le partage de fichiers

(image © 37signals.com)

Nous avons tous connu des problèmes récurrents avec le partage de fichiers relatifs à nos projets. Entre les fichiers échangés par email qu’on n’arrive pas à retrouver, les partages de fichiers Samba ou NFS qui se déconnectent régulièrement ou qui deviennent rapidement un bordel sans nom au fur et à mesure que les utilisateurs y créent des sous-dossiers… On s’y perd très rapidement.

Avec Basecamp, on évite tout ça. Chaque projet possède une page dans laquelle sont listés tous les fichiers nécessaires. On peut envoyer de nouveaux fichiers, y ajouter une description. On peut classer les fichiers par catégorie, pour les retrouver plus facilement ; sinon il est aussi possible de le trier par ordre alphabétique ou chronologique.

Une fonctionnalité très simple, mais tellement pratique qu’il faut la noter : Cette page liste aussi les fichiers qui ont été attachés aux messages échangés (cf. messagerie partagée, ci-dessus). Ainsi, pas besoin de reparcourir la liste des messages pour retrouver un fichier ; c’est un gain de temps appréciable.

Les objectifs calendaires

(image © 37signals.com)

Basecamp propose une alternative intelligente aux systèmes de planification habituellement utilisés en gestion de projet. Plutôt que de prévoir le temps pris par toutes les tâches de tous les développeurs (qui fait quoi et quand), l’outil propose de gérer simplement les dates d’échéance des tâches, ainsi que les étapes importantes des projets.

Dans une optique de méthode agile, il est préférable de laisser les équipes s’organiser elles-mêmes, plutôt que de vouloir à tout prix gérer leur planning à leur place. Par contre, il reste toujours important de connaître et faire connaître les dates d’échéance, pour s’assurer que le travail soit fait en temps et heure.
Cette fonctionnalité est aussi très pratique pour échanger les dates importantes, les réunions, les rendez-vous liés au projet.

Quand on ajoute une nouvelle étape au projet, on définit son titre, sa date et qui en est responsable. Des rappels par emails peuvent être configurés pour rappeler au responsable que sa tâche doit être complétée.

L’affichage est simple et clair. Les étapes en retard sont signalées en premier, en rouge. Un calendrier liste les étapes des 2 prochaines semaines, et un mini-calendrier montre les étapes des 2 prochains mois. Toutes les tâches sont aussi listées, avec leur statut fait/à faire. Le programme bénéficie aussi d’un export au format iCalendar, permettant de suivre les échéances dans des programmes comme iCal ou Thunderbird.

Le reporting

(image © 37signals.com)

Pour certains types de projets, il est absolument vital de savoir combien de temps est consacré à chaque tâche, afin de pouvoir facturer convenablement au client. Basecamp permet aux collaborateurs de noter chaque tâche effectuée, et d’indiquer combien de temps il a passé dessus. Encore mieux, il est possible de saisir très simplement le temps passé à exécuter une entrée de la todo-list, ce qui évite d’avoir à resaisir une deuxième fois la liste de tâches.

Le résumé de projet

(image © 37signals.com)

La page de résumé permet de voir d’un seul coup d’oeil les informations importantes du suivi de projet :

• Les échéances et retard et celles des 2 prochaines semaines.
• Les nouveaux ajouts à la todo-list, les derniers messages et commentaires échangés et les nouveaux fichiers ajoutés.

Des liens permettent de créer rapidement de nouveaux messages, entrées de todo-list, étapes de projet, ou fichiers, sans avoir à passer par les pages correspondantes.
Un export RSS permet de suivre les nouvelles évolutions d’un projet depuis n’import quel logiciel ou site compatible.

La vue globale

(image © 37signals.com)

Cette page recense les évolutions de tous les projets. Elle fonctionne comme la page de résumé de projet, sauf qu’elle regroupe tous les projets disponibles. Très pratique pour avoir une vision générale, pour ne pas perdre le fil sans pour autant entrer dans le détail.

Le prix

Basecamp est disponible en 5 formules :

• La version gratuite permet de gérer un seul projet, pas d’upload de fichier.
• L’offre Basic (24 $ par mois) permet de gérer 15 projets et offre 3 GO d’espace de stockage pour les fichiers. Elle ne permet pas de tracer le temps passé sur les projets.
• L’offre Plus (49 $ par mois) monte à 35 projets et 10 GO. Elle offre le reporting et la connexion sécurisée par SSL.
• L’offre Premium (99 $ par mois) passe à 100 projets et 20 GO de stockage (plus le reporting et le SSL).
• L’offre Max (149 $ par mois) donne 30 GO de stockage et permet de gérer un nombre illimité de projets (plus le reporting et le SSL).

Mon avis

Je suis « favorablement mitigé » quant à l’utilisation de Basecamp. Bizarre, hein ?

En fait, c’est un outil très puissant, qui comble la plupart des lacunes de Backpack pour tout ce qui concerne le suivi calendaire des projets. À mon avis, c’est l’outil idéal pour les structures de taille réduite ou moyenne, qui doivent gérer des projets pour des clients externes. Qu’il s’agisse de web-agency ou de SSII, il faut avoir une information claire sur les dates d’un projet (deadlines, réunions, …) et pouvoir suivre les coûts générés (afin de facturer convenablement le client final).

Si par contre vous êtes un éditeur de logiciel, ou un autre type de structure qui est son propre client, je pense que ces fonctionnalités sont peut-être moins importantes. Il vaut alors mieux considérer Backpack, qui a pour lui un esprit synthétique qu’on ne retrouve pas dans Basecamp. Dans Backpack, vous créez comme vous le souhaitez des pages qui regroupent des listes, du texte et des pièces-jointes. C’est souple et rapide. Basecamp apporte des fonctionnalités supplémentaires, mais au détriment de cette souplesse qui fait souvent la différence entre un outil qui tout le monde prend plaisir à utiliser (et donc que tout le monde utilise au quotidien), et un outil un poil trop complexe qui se fait vite remplacer par des échanges de courriers électroniques…

Dernières remarques, qui sont les mêmes que pour les autres produits de 37Signals : Il est possible de s’identifier en utilisant le mécanisme OpenID (c’est simple et pratique), et le logiciel n’est disponible qu’en anglais.