Quand on a un poste de manager, que l’on doit gérer des personnes, il y a une notion qui peut parfois faire une grande différence : avoir été choisi pour occuper ce poste, ou choisir les personnes que l’on aura à gérer.

Choisir

C’est l’option la plus confortable. Vous arrivez au tout début d’un projet, à la création d’un service ou d’une entreprise. Saisissez cette grande opportunité ! Vous allez pouvoir faire les choses à votre manière.

Recrutement

Votre équipe est vide, il va falloir la constituer. Vous allez pouvoir choisir les personnes qui vont vous rejoindre. Même si je ne vais pas m’étendre sur le sujet pour le moment (il est trop vaste), il n’en reste pas moins que c’est le meilleur moyen d’entamer une collaboration. Vous allez choisir ces personnes ; dès l’embauche vous aurez commencé à tisser des liens privilégiés. Cela ne garantit pas le succès d’une collaboration, mais ça peut grandement la faciliter.

Méthodes de travail

Vous pouvez mettre en place les méthodes que vous voulez, soit parce que vous les avez déjà rodées, soit parce qu’elles vous semblent pertinentes. N’ayez pas peur ! Ce ne sont pas vos supérieurs qui s’y opposeront : ils seront très heureux de s’en remettre à vous, et plus vous montrerez votre dynamisme à ce niveau, plus ils vous feront confiance.

Pensez juste à ne pas remettre en question les méthodes globales de l’entreprise, s’il en existe. Dans ce cas-là, allez-y en douceur, en ayant fait d’abord vos preuves sur vos propres dossiers.

Être choisi

Quand on évolue dans sa carrière on se retrouve forcément, à un moment donné ou à un autre, à occuper un poste dans lequel on découvre les personnes sur qui s’exercera notre autorité. C’est évidemment le cas lorsqu’on doit remplacer quelqu’un qui occupait ce poste auparavant ; mais c’est aussi le cas lorsqu’on doit rejoindre une petite entreprise qui se structure et qui décide de renforcer ses effectifs par le haut plutôt que par le bas.

C’est toujours un moment délicat. Non seulement il faut apprendre les méthodes et procédures propres à notre nouvelle entreprise, le jargon technique qui y est employé (chaque entreprise « développe » ses propres expressions et mots-clés), et découvrir les projets sur lesquels on aura à travailler, mais il faudra en plus se faire accepter par une équipe en place. Cette équipe a ses petites habitudes, et est persuadée qu’elle fonctionne très bien telle quelle.

À votre avis, pourquoi entend-on souvent parler de tel ou tel manager qui, en arrivant dans une entreprise, fait table rase en renouvelant tout le personnel ou en plaçant ses « hommes de confiance » aux postes-clés ? Parce que c’est plus confortable de travailler ainsi. Mais est-ce la bonne manière d’aborder les choses ? Pas sûr.

La greffe

Mettez-vous en tête que vous êtes le « corps étranger ». Les personnes que vous devez coacher vont avoir un comportement naturel mais étrange : elles espéreront que vous résolviez tous leurs problèmes professionnels, tout en redoutant que vous ne changiez leurs habitudes. Répétez-vous bien que ce que vous voyez comme un train-train improductif sera vu par eux comme une simple petite habitude (« On a toujours fait comme ça ! »), et ce que vous voyez comme de mauvaises habitudes sera vécu par eux comme de véritables méthodes de travail qui ont fait leurs preuves.

Les premières semaines sont décisives. Si vous vous comportez comme un éléphant dans un magasin de porcelaine, vous passerez les mois suivants à tenter de renouer le dialogue. Prenez quelques jours pour réaliser 3 tâches essentielles :

• Parlez avec vos nouveaux collaborateurs. Apprenez à les connaître personnellement. Même le plus obtus a des trésors à vous faire découvrir, à vous de trouver comment y accéder.
• Prenez connaissance des projets en cours, des tâches que chaque personne doit réaliser. Pas besoin d’entrer trop loin dans le détail, mais vous devez savoir qui fait quoi et pourquoi.
• Étudiez les méthodes, les procédures et les outils mis en place dans l’entreprise. C’est maintenant qu’il faut le faire, pas demain.

Le but de la manoeuvre est double :

• Vous montrerez que vous êtes impliqué. Si 3 semaines après votre arrivée vous ne connaissez toujours pas le rôle de quelqu’un, ou vous n’avez qu’une très vague idée d’un projet, ou vous ne connaissez pas les habitudes de travail… votre équipe vous rappellera que vous êtes un corps étranger en tentant de rejeter le greffon.
• Vous allez pouvoir identifier quelques dysfonctionnements mineurs mais essentiels, et les résoudre très rapidement. En faisant ainsi, vous faciliterez le travail des gens sans bouleverser leurs habitudes, tout en augmentant la productivité.

Des résultats visibles et rapides

Il est absolument nécessaire de montrer rapidement que vous apportez une amélioration concrète, sinon on vous cataloguera rapidement comme étant un beau parleur. À vous de vous adapter aux situations que vous rencontrerez ; appliquez les recettes que votre expérience vous soufflera. Mais voici toujours quelques pistes :

• La gestion de documentation d’une équipe est souvent catastrophique. Prenez la peine de faire le tri dans les documents existants pour les intégrer dans un Wiki que vous mettrez en place. Non seulement cela vous aidera à connaître et comprendre les projets, mais cela sera réellement utile pour tout le monde.
• Certains projets n’avancent pas car trop de choses bougent entre chaque réunion hebdomadaire et les employés ne supportent pas le micro-management parce qu’ils n’aiment pas avoir leur chef sur le dos toute la journée ? Mettez en place des micro-réunions un peu informelles tous les matins. Devant un café, chacun déroulera ce qu’il a fait la veille et ce qu’il lui reste à faire, et vous pourrez les aider à identifier les priorités majeures.
• Vous sentez des tensions plus ou moins latentes entre certaines personnes, voire certaines équipes ? Mettez les pieds dans le plat en toute innocence. Organisez une réunion avec ces personnes, ou déjeunez avec elles un midi. Sous couvert de vouloir comprendre la situation, laissez-les s’exprimer, s’expliquer entre elles, en veillant à ce que cela reste une discussion calme.
• Une procédure peut être visiblement manquante, parce que personne n’a eu le temps de s’y consacrer jusqu’ici. Vous venez d’arriver, vous pouvez vous y consacrer. Si grâce à cela vous faites gagner quelques minutes par jour à quelques personnes, vous aurez déjà commencé à entrer dans le concret de votre travail.