Augeo est un éditeur de logiciels parisien, spécialisé depuis plus de 15 ans dans les logiciels de gestion de projets et de portefeuilles de projets. En 2008, cette entreprise a lancé PlanZone, qui est un outil de gestion de projet collaborative sur le Web. Évidemment, ce logiciel entre en concurrence avec la référence du secteur (Basecamp), mais aussi avec les autres challengers (tel que Taskii). Nous allons voir comment il se défend.

Création de projet

La découverte de PlanZone est facilitée par un assistant qui vous guide dans la création d’un premier projet. C’est le premier logiciel de ce type qui me propose de choisir parmi plusieurs modèles de projet, ce qui a une influence sur les étapes de réalisation et le type de tâches à gérer.

Bizarrement, chaque projet doit avoir une date de début et une date de fin.

Information importante : Il est possible de créer un projet en important un fichier Microsoft Project. Je n’ai pas essayé cette fonctionnalité, mais j’imagine que cela doit être pratique pour les équipes qui veulent migrer vers une solution plus agile et collaborative.

Notions et fonctionnalités

Il y a plusieurs aspects qui interviennent dans l’utilisation de PlanZone :

• L’unité de base est le projet. Comme je le disais plus haut, un projet a un titre, une description, une date de début et une date de fin. Le terme activité est aussi utilisé comme synonyme (c’est assez déstabilisant au début).
• Un projet peut contenir des sous-activités, qui peuvent elles-mêmes avoir des sous-activités (le tout organisé de manière hiérarchique). On se retrouve donc à gérer des « activités » au sens large, qu’on peut assimiler à des projets et des sous-projets.
• Une activité peut contenir :
  • des sous-activités (je viens de le dire) ;
  • des ressources, c’est-à-dire des personnes qui vont pouvoir intervenir sur les tâches, avec éventuellement un décompte du temps passé ;
  • des jalons, qui comportent un titre, une description, et une date prévue d’accomplissement ;
  • des tâches, qui comportent un titre, une description, une date butoir, une priorité (basse/normale/haute), et peuvent être affectées à des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs ;
  • des discussions, qui affichent les messages en ordre inversement chronologique (les plus récents en premier).

Affichages des informations

Une vue synthétique présente les principaux aspects d’un projet : le pourcentage de sa réalisation et de celles de ses différents jalons, et la liste des discussions qui s’y rapportent.

La grande force de PlanZone, c’est la vue par diagramme de Gantt. C’est une fonctionnalité très rare dans les logiciels de ce type, ce qui est bien dommage.

(image © planzone.com)

On a aussi accès à une vue par tâches, qui liste les activités, sous-activités et tâches.

(image © planzone.com)

Documents et wiki

PlanZone offre la possibilité de stocker des fichiers, qui peuvent être organisés dans des dossiers hiérarchiques. Les fichiers sont versionnés et on peut y attacher des commentaires.

(image © planzone.com)

Il est aussi possible d’écrire des pages de wiki, soit en passant par l’éditeur WYSIWYG, soit en utilisant une syntaxe texte. C’est très pratique pour écrire des documentations ou des spécifications de manière collaborative.

(image © planzone.com)

Prix

PlanZone est disponible suivant 4 formules :

• L’offre Free (gratuite) permet de gérer 2 projets, accessibles par 5 utilisateurs. Un espace de stockage de 25 MO est inclus. Le support se fait par la communauté sur le forum dédié.
• L’offre Individual (9,90 € / mois) monte à 5 projets, pour un nombre illimité d’utilisateurs. Le stockage passe à 1 GO, et l’encryption SSL protège les échanges.
• L’offre Team (29,90 € / mois) passe à 20 projets et 3 GO d’espace. Elle ajoute l’export au format Excel, la personnalisation de l’interface (logo uniquement) et le support par email.
• L’offre Business (59,90 € / mois) monte à 60 projets et 10 GO.

Les formules payantes peuvent être essayées gratuitement pendant 30 jours. Je salue l’effort qui est fait sur les tarifs, particulièrement le cryptage SSL qui est disponible dès le premier palier payant.

Mon avis

Après avoir testé PlanZone pendant quelques jours, j’ai trouvé que c’est un outil qui peut permettre une bonne transition pour les équipes qui sont habituées à travailler avec des outils un peu lourds comme MS Project. Mais par rapport aux concurrents qui sont déjà placés sur le créneau, l’ergonomie me semble présenter quelques failles :

• Les projets ont une date de début et une date de fin. Je ne comprends pas le besoin, car la plupart des projets qui n’ont pas de date butoir. Il faut pouvoir définir les deadlines des tâches et des jalons ; mais obliger à prévoir la date de fin d’un projet ne devrait pas être obligatoire.
• Le découpage des projets en sous-activités est une bonne idée, mais son application est faillible. De la manière dont je l’ai abordé, cette approche permet de découper le projet en plusieurs groupes de tâches. Mais cela devient alors un peu redondant avec les jalons. Il me paraît assez naturel de faire les découpages de projet en affectant à chaque groupe de tâche une unique date butoir de réalisation.
• PlanZone est très complet, mais cela se traduit entre autres par plusieurs moyens d’afficher des données similaires. Jongler entre l’échéancier, le calendrier, la vue par activité, la synthèse globale, la liste des tâches, … Cela prend du temps pour s’y habituer, et la courbe d’apprentissage me semble réclamer plus d’énergie que ce que la plupart des gens sont prêts à y investir.
• Le diagramme de Gantt est très pratique pour avoir une vision globale (surtout dans la manière dont j’aborde l’outil), mais ne permet pas de voir les tâches, ce qui limite son intérêt pour organiser concrètement le travail d’une équipe. On ne peut l’utiliser que pour visualiser les grandes lignes d’un projet ; quel dommage qu’on ne puisse pas éditer les projets directement sur le diagramme de Gantt en WYSIWYG !
• Le manque d’informations affichées sur les diagrammes de Gantt, et l’impossibilité d’y éditer les données, font que le mode d’affichage que j’ai le plus utilisé est la vue des tâches, mais on perd alors la vue graphique qui est si pratique et synthétique.
• L’affichage des documents ne permet pas de voir facilement ceux qui ont reçu des commentaires. Cela oblige à accéder à chaque fichier pour voir toutes les informations qui y sont liées. Pas très ergonomique…

Pour les points forts :

• Traduit en 5 langues.
• Les diagrammes de Gantt sont très pratiques, même s’ils pourraient être grandement améliorés.
• Les prix sont raisonnables.
• Les modèles de projets sont très utiles lorsqu’on doit créer régulièrement de nouveaux projets, et qu’on a défini un découpage systématique. Pour une société de service, une Webagency ou un travailleur free-lance, c’est une très bonne idée.

Au final, c’est un bilan mitigé. Le logiciel est bien pensé et puissant, mais l’ergonomie gagnerait à être simplifiée de manière drastique. Cela reste un choix intéressant, que je vous conseille de tester à votre tour.