Il y a 4 ans, j’écrivais un article intitulé L’email n’est pas mort, dans lequel je réagissais au courant de pensée disant que la messagerie électronique était condamnée en milieu professionnel, face aux réseaux sociaux d’entreprise. Pour faire simple, je disais que l’email est un outil parmi beaucoup d’autre (j’en…
Traiter les emails entrants (Exim + SpamAssassin + PHP)
Il y a quelque temps, j’ai passé en revue plusieurs services servant à envoyer et recevoir des emails dans un mode SaaS. Je reste persuadé que, la plupart du temps, ces services permettent de gagner du temps. On crée un compte, on écrit un bout de code pour s’y connecter,…
Professionnalisme : Le (mauvais) exemple de Fetchnotes
Cette nuit, le site Fetchnotes a procédé à des tests durant lesquels toutes les personnes inscrites à leur beta ont reçu l’email suivant, intitulé « Test » : This is my test bitches Évidemment, 45 minutes plus tard, ils envoyaient un message d’excuse, intitulé « We Really Screwed Up » : Hi, From all…
API d’envoi et de réception d’emails
Pour un projet sur lequel je travaille actuellement (dont j’espère vous parler un de ces jours), j’ai été amené à rechercher des services permettant d’envoyer et de recevoir des emails à travers une interface de programmation déportée. Je vais vous résumer cela, ça pourrait vous être utile. La problématique L’envoi…
Les emails en entreprise… encore
J’ai entendu ce matin à la radio une information qui m’a fait bondir (et un peu rigoler). Atos va arrêter l’usage des emails, pour privilégier la communication directe entre ses collaborateurs, tout en mettant en place des outils de communication instantanée. L’argument utilisé est que les collaborateurs reçoivent 200 emails…
Idée d’entreprise : Webmail ultra-simplifié
J’ai quelques idées de produits ou de services, qui pourraient déboucher sur des créations d’entreprises. Je n’ai malheureusement pas le temps de développer ces idées, et − dans certains cas − pas les compétences. Alors je les partage avec vous. Si vous le sentez, allez-y, c’est cadeau. Dites-moi juste si…
Améliorer les flux d’information
J’ai entendu récemment un échange qui m’a amusé, entre un oncle et une tante.
Elle de dire :
Mais tu ne m’écoutes pas ?
Et lui de répondre :
Je ne peux pas, tu parles tout le temps !
Derrière cette blague potache, on peut toutefois discerner une vérité universelle. Dans un flot incessant de communication, il devient difficile de faire le tri entre les informations pertinentes et celles qui ne le sont pas.
Dans le monde de l’entreprise, cela est d’autant plus vrai que le nombre d’interlocuteurs est souvent bien plus grand que dans le cadre plus restreint de la sphère familiale proche. Chaque nouvel intervenant sur un projet communique à son tour en direction de toutes les autres personnes concernées, ce qui démultiplie les échanges.
C’est toujours pareil
J’imagine que cela a dû vous arriver, d’effacer plusieurs dizaines d’emails que vous aviez reçu dans la même journée, et qui ne véhiculaient aucune information réellement utile pour vous. Et si vous réfléchissez bien, vous vous souviendrez que vous en avez vous-même envoyé un certain nombre dans la même journée.
Pourquoi envoie-t-on ce genre d’email ? Les raisons habituelles sont, en vrac :
- Pour transmettre l’information à tous ceux qui pourraient en avoir besoin.
- Pour élargir une discussion, s’assurer que notre désaccord avec Untel sera connu de tous.
- Pour faire passer ses choix en douce («Comment ça tu n’es pas au courant ? Je l’ai proposé dans un email il y a 3 semaines et tu ne m’as pas dit non !»).
- Pour se couvrir, en rejetant la faute sur les autres («Ça fait 2 mois que je vous préviens qu’on n’y arrivera pas, à raison de 15 emails par jour !»).
Et quand ce n’est pas par email, ça peut prendre la forme de blogs ou de forums d’entreprise dont le rapport signal/bruit décroit au fur et à mesure que la quantité d’information échangée augmente.
L’email n’est pas mort
Il y a quelques heures, j’ai écrit un commentaire en réponse à un billet du blog Entreprise 2.0. Ce billet, intitulé Peut-on envisager une entreprise sans email ? a pour thème l’abolition de l’usage de la messagerie électronique en entreprise. Son auteur estime que les nouveaux outils et les nouvelles pratiques permettent de se passer de l’email, et qu’il serait plus efficace de se concentrer sur l’emploi de plate-formes collaboratives, de messageries instantanées, de blogs d’entreprise, de micro-blogging, …
J’ai donc écrit un commentaire assez long pour donner mon avis sur la question. Je vais le reprendre ici en le développant un peu, parce que je pense qu’il s’agit d’un débat intéressant, qui est loin d’être clos.
Les outils de communication utilisés en entreprise
Avant de disserter sur l’évolution des communications intra- et inter-entreprises, passons déjà en revue les différents moyens de communication qui sont à notre disposition.
- Le téléphone. Parfait pour les échanges rapides d’information entre deux personnes, il remplace la discussion en face-à-face en éliminant les barrières géographiques. Les discussions orales ont le grand avantage d’être rapides, contrairement aux échanges écrits − qu’ils soient instantanés ou non.
- Le courrier postal et le fax. Encore très largement utilisés pour les échanges de documents écrits ayant une signification juridique, particulièrement lorsqu’il faut y apposer une signature. Je ne connais pas d’entreprise qui envoie ses contrats par email.
- Les emails. C’est un moyen simple et très généralisé d’envoyer des messages textuels à des individus ou des groupes d’individus. La réception de messages se fait de manière non intrusive (contrairement au téléphone), même si cela peut être modifié par divers alertes visuelles et/ou sonores.
- Les blogs d’entreprise. Ils permettent aux collègues d’une même structure d’échanger des idées utiles à l’avancement de leur travail ou de l’entreprise elle-même, dans un cadre où la réactivités des réponses aux idées n’est pas une nécessité forte. Ils permettent de suivre les différentes idées au fil du temps.
- Lespartages de fichier (au sens NFS ou Samba/CIFS). Ils servent à stocker et partager tous types de fichiers, avec deux buts différents mais pas antinomiques : 1) la pérennité des données, 2) l’édition par plusieurs personnes.
- Les wikis. Servent à stocker des données textuelles, avec les mêmes buts qu’un partage de fichiers (pérennité et accès multiple), en y ajoutant une facilité d’accès et des capacités d’édition collaborative accrues (historique des modifications, gestion des révisions).
- Les forums d’entreprise et les messageries instantanées (ou les outils similaires comme Campfire). Ils sont utiles pour une collaboration orientée temps réel. Surtout utile pour les équipes qui sont “éclatées” géographiquement, comme succédané aux discussions de travail habituelles au bureau.
- Le micro-blogging (popularisé par Facebook et Twitter). Sert à donner fréquemment des informations succinctes quant à l’avancement de ses projets.
- Les outils de liste (todo-list, buglist). Ils servent à gérer les tâches à traiter.
- Les lecteurs de flux RSS. Ils facilitent la veille technologique en permettant un accès centralisé rapide à un grand nombre de sources d’information.
On peut remarquer que j’ai aussi bien listé les moyens de communication stricto sensus (comparables au rôle de la voix dans une conversation entre deux personnes), que les moyens d’archivage des communications et des idées (comparable au rôle que les livres tiennent depuis qu’ils ont remplacé les traditions de mémoire orale).
Certains outils regroupent de manière centralisée certains de ces moyens de communication. La plupart des «logiciels de gestion de projet» intègrent au minimum un wiki et une liste de tâches, parfois en y ajoutant un forum et un partage de fichiers.