J’ai découvert hier le logiciel Trello, qui a été rendu public il y a seulement 3 jours par Joel Spolsky, le créateur de Fog Creek Software et de Stack Overflow (et dont je vous conseille chaudement la lecture de son blog, Joel On Software). Les fonctionnalités Trello est un outil…
Skriv : Les listes
(ce billet fait partie d’un ensemble consacré au projet Skriv) Comme vu précédemment, l’une des fonctionnalités de base de Skriv sera la possibilité d’y ajouter des listes. J’imagine globalement 3 types de listes (les éléments en italique sont optionnels) : minimales : La liste a juste un titre. Chaque entrée de liste…
Découper les tâches comme un gnome
Peut-être connaissez-vous l’auteur anglais Terry Pratchett, connu ses romans de science-fiction et de fantasy à succès.
J’aime beaucoup son ouvrage Le grand livre des gnomes. Et entre autre, il contient une phrase toute simple, pensée par le héros principal :
“ Pour accomplir une tâche impossible, on la débite en petits bouts de tâches simplement très difficiles, qu’on divise ensuite en tâches horriblement pénibles, qu’on segmente à leur tour en travaux délicats et ainsi de suite… ”
Pour le coup, Masklinn (c’est le nom du gnome) se fait cette réflexion en réfléchissant à la manière de découper et ramener à sa tanière un rat qu’il vient de tuer… Mais c’est en appliquant la même méthode qu’il finit par sauver son peuple en l’emmenant dans l’espace.
Je répète sans cesse que les listes sont à la base de toute organisation personnelle. Mais avant même de pouvoir placer des tâches sur une liste, il faut déjà définir le niveau de granularité nécessaire.
Pourquoi découper
Trop souvent, j’ai vu des gens qui se satisfaisaient d’une todo-list contenant des tâches dont les intitulés résumaient à eux seuls un projet entier. C’est complètement insensé !
Ce type de comportement a plusieurs effets pervers :
- On a une mauvaise vision de l’ensemble des actions nécessaires pour la réalisation du projet. Cela laisse la porte ouverte à de mauvaises interprétations. Arrivé aux trois-quart de la réalisation de la tâche, on peut découvrir qu’elle nécessite un développement imprévu, qui va durer à lui seul 3 fois plus longtemps que la tache initiale. Si on l’avait anticipé, cette tâche aurait peut-être été planifiée différemment, voire même abandonnée.
- Cela participe à l’effet tunnel : Comme on ne sait pas précisément ce qu’il va falloir faire, il est impossible d’évaluer la charge de travail correctement. Ça va peut-être prendre 3 jours, peut-être 3 semaines…
- Et quand on ne voit pas le bout d’un projet, on se démotive rapidement.
Comment découper
Si tout le monde s’accorde habituellement sur la nécessité de découper ses tâches, on ne sait pas toujours comment s’y prendre. Ce n’est pourtant que du bon sens :
Ne pas faire confiance à sa mémoire
Je vais le marteler une nouvelle fois : les listes sont la base de toute organisation, qu’elle soit personnelle ou d’équipe. L’une des erreurs qu’on voit le plus souvent, que ce soit que les juniors que chez les gens désorganisés, est de faire confiance à sa mémoire. Par exemple, un jeune…
Simple GTD
Je vous ai déjà fait une introduction à la méthode GTD (Getting Things Done) de David Allen. C’est une méthode d’organisation personnelle très efficace, mais qui réclame une discipline et une rigueur constantes, qui peuvent être usantes à la longue.
Je suis tombé il y a quelques temps sur un article très intéressant du site WebWorkerDaily, qui présente une alternative simplifiée. Cette alternative ne concerne que la partie de « tri » des tâches. Il semblerait qu’elle soit extraite du livre Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent de Stephen R. Covey.
Le tri de tâches GTD
Souvenez-vous, voici les étapes imposées par le GTD, pour trier les informations entrantes (et j’ai déjà pas mal simplifié les choses) : 
Le tri de tâches simplifié
Maintenant, l’alternative évoquée sur WebWorkerDaily propose de trier les tâches suivant 4 possibilités simples :
- UI : Urgent – Important
- NUI : Non Urgent – Important
- UNI : Urgent – Non Important
- NUNI : Non Urgent – Non Important
Forcedo
ForceDo est un web-logiciel qui sert uniquement à gérer des listes de choses à faire. C’est une todo-list, tout simplement. Mais ForceDo intègre des fonctionnalités qui vous aident à traiter les tâches, ou plus précisément qui vous forcent à les exécuter. D’où le nom du service.
La création d’un compte est très simple. Une adresse email et un mot de passe, ou plus simplement un identifiant OpenId, et vous pouvez commencer immédiatement à ajouter vos tâches.
L’organisation des tâches
En colonne de droite, vous avez les listes. Cela correspond à ce que d’autres sites appelleraient des « catégories » ; ce sont des groupes de tâches. Il est aussi possible de voir à tout moment l’ensemble des tâches créées.
Par défaut, on voit les tâches qui sont ouvertes. Les tâches déjà terminées (mais pas encore effacées) sont disponibles sous un second onglet.
Les tâches s’affichent par ordre de priorité temporelle. C’est-à-dire que les tâche dont la deadline est la plus proche s’affichent en premier, même si leur priorité générale est moins importante que les tâches dont la deadline est plus lointaine.
PlanZone
Augeo est un éditeur de logiciels parisien, spécialisé depuis plus de 15 ans dans les logiciels de gestion de projets et de portefeuilles de projets. En 2008, cette entreprise a lancé PlanZone, qui est un outil de gestion de projet collaborative sur le Web. Évidemment, ce logiciel entre en concurrence avec la référence du secteur (Basecamp), mais aussi avec les autres challengers (tel que Taskii). Nous allons voir comment il se défend.
Création de projet
La découverte de PlanZone est facilitée par un assistant qui vous guide dans la création d’un premier projet. C’est le premier logiciel de ce type qui me propose de choisir parmi plusieurs modèles de projet, ce qui a une influence sur les étapes de réalisation et le type de tâches à gérer.
Bizarrement, chaque projet doit avoir une date de début et une date de fin.
Information importante : Il est possible de créer un projet en important un fichier Microsoft Project. Je n’ai pas essayé cette fonctionnalité, mais j’imagine que cela doit être pratique pour les équipes qui veulent migrer vers une solution plus agile et collaborative.
Notions et fonctionnalités
Il y a plusieurs aspects qui interviennent dans l’utilisation de PlanZone :
- L’unité de base est le projet. Comme je le disais plus haut, un projet a un titre, une description, une date de début et une date de fin. Le terme activité est aussi utilisé comme synonyme (c’est assez déstabilisant au début).
- Un projet peut contenir des sous-activités, qui peuvent elles-mêmes avoir des sous-activités (le tout organisé de manière hiérarchique). On se retrouve donc à gérer des « activités » au sens large, qu’on peut assimiler à des projets et des sous-projets.
- Une activité peut contenir :
- des sous-activités (je viens de le dire) ;
- des ressources, c’est-à-dire des personnes qui vont pouvoir intervenir sur les tâches, avec éventuellement un décompte du temps passé ;
- des jalons, qui comportent un titre, une description, et une date prévue d’accomplissement ;
- des tâches, qui comportent un titre, une description, une date butoir, une priorité (basse/normale/haute), et peuvent être affectées à des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs ;
- des discussions, qui affichent les messages en ordre inversement chronologique (les plus récents en premier).
Affichages des informations
Une vue synthétique présente les principaux aspects d’un projet : le pourcentage de sa réalisation et de celles de ses différents jalons, et la liste des discussions qui s’y rapportent.
La grande force de PlanZone, c’est la vue par diagramme de Gantt. C’est une fonctionnalité très rare dans les logiciels de ce type, ce qui est bien dommage.
(image © planzone.com)
Taskii
Taskii est un logiciel créé par une entreprise belge, qui surfe sur la mouvance des outils de collaboration en ligne (dont le fer de lance est Basecamp). Dès la première page du site, la couleur est annoncée : « Taskii importe le concept de Basecamp en français » (extrait d’une revue du service effectuée par TechCrunch).
Et c’est vrai qu’on pourrait rapidement synthétiser Taskii en 2 points :
- Globalement la même ergonomie que Basecamp, mais en français.
- Globalement les mêmes fonctionnalités que Basecamp, mais moins cher.
L’outil propose 5 fonctionnalités principales :
- Les todo-lists.
- La vue calendaire.
- La messagerie partagée.
- Le partage de fichiers.
- Les feuilles de temps.
Le prix
Commençons par le premier facteur différenciant (en dehors de la langue). Taskii est disponible en 5 formules différentes :
- L’accès gratuit permet de créer 2 projets et offre un espace de 10 MO.
- L’offre Basic (12 € par mois) permet de gérer 15 projets, apporte 4 GO de stockage et le support par email.
- L’offre Premium (45 € par mois) monte à 50 projets et 10 GO.
- L’offre Secure (65 € par mois) ajoute à la précédente l’encryption SSL.
- L’offre No limit (145 € par mois) offre un nombre illimité de projets, 100 GO d’espace de stockage, l’encryption SSL et le support par email et téléphone.
Comme on peut le voir, les tarifs sont plus bas que ceux auxquels on est habitué. Et même si je persiste à trouver ridicule de faire payer l’encryption SSL, je salue l’effort qui est fait pour rendre accessibles toutes les fonctionnalités dès la création d’un compte gratuit.
Les todo-lists
(image © Taskii.com)
La création de tâches se fait d’une manière très souple. On peut facilement les affecter à un utilisateur, et leur définir une date d’échéance. Il n’est malheureusement pas possible de définir une priorité aux tâches. On peut les réorganiser par drag ‘n drop, mais il est impossible de changer l’apparence d’un titre (même pas de syntaxe wiki pour mettre du texte en gras, par exemple).
Basecamp
Je vais vous présenter aujourd’hui le logiciel Basecamp, qui est développé par 37Signals. C’est un peu le grand frère de Backpack dont je vous parlais la semaine dernière.
Là où Backpack visait à faciliter le stockage et l’échange d’information autour de projets, Bascamp va plus loin et propose des outils pour gérer plus finement le travail de groupe. On peut distinguer 5 fonctionnalités principales :
- Les todo-lists.
- La messagerie partagée.
- Le partage de fichiers.
- Les objectifs calendaires.
- « Reporting » du temps passé sur chaque projet.
Auxquelles s’ajoutent des panneaux de vues globales sur un projet ou sur tous les projets.
Les todo-lists
(image © 37signals.com)
Je vous ai déjà expliqué pourquoi les listes sont à la base de toute organisation. Basecamp permet de créer facilement des listes et de les organiser comme on le souhaite. Très similaires à celles de Backpack, on peut éditer leurs titres en utilisant la syntaxe Textile (syntaxe wiki-like simplifiée), et leur affecter un état fait/à faire simplement en cochant ou décochant une case. Par contre, elles offrent la possibilité d’affecter une tâche à un utilisateur, ce qui était un des manques que je pointais du doigt sur Backpack.
Il est aussi possible de créer des listes privées, qu’on est le seul à pouvoir voir. C’est une bonne idée, qui permet d’avoir au même endroit les todo-lists générales et celles qui nous concernent ; cela évite d’avoir à gérer plusieurs systèmes de listes en parallèle.
La messagerie partagée
(image © 37signals.com)
On a beau classer nos emails dans des dossiers, il est toujours pénible d’y rechercher une information intéressante. On est souvent obligé d’ouvrir une demi-douzaine de messages – de quelques lignes chacun – avant de retrouver ce qu’on veut.
Backpack
Je vais vous parler de Backpack, un outil réalisé par 37Signals, une entreprise dont nous aurons l’occasion de parler de nouveau.
Backpack se définit comme un outil d’organisation et de partage d’information. Voici des images qui vous feront comprendre rapidement de quoi il retourne :
(image © 37signals.com)
(image © 37signals.com)
Fonctionnalités
Ce logiciel est d’une grande simplicité d’utilisation. Sa fonctionnalité principale est la création de « pages ». Une page est, comme le montrent les exemples ci-dessus, la combinaison de plusieurs éléments :
- Des listes minimales, qui comprennent juste un titre et un état fait/à faire.
- Des notes, composées d’un titre et d’un texte.
- Des « writeboards », qu’on peut assimiler à des pages de wiki simplifiées.
- Des pièces-jointes (uniquement disponibles dans la version payante).