Quand on doit choisir un outil informatique, l’une des questions que l’on doit se poser assez rapidement concerne le choix entre un outil interne à l’entreprise ou l’utilisation d’une prestation externe.
Quand je parle d’outil interne, je ne parle pas de développement réalisé en interne (même si ce cas existe bel et bien), mais des logiciels que l’on peut installer sur des machines propres à l’entreprise. Les prestations externes concernent les services qui sont disponibles à distance, souvent en SaaS (software as a service). Cela peut s’appliquer à un grand nombre de choses :
- La gestion des emails. Votre entreprise doit-elle posséder son propre serveur SMTP, ou bien allez-vous passer par GMail/Hotmail/YahooMail ?
- La gestion de document. Faut-il installer un serveur de fichiers interne, ou pouvez-vous vous reposer sur Google Doc/Zoho Docs ?
- La gestion de projet. Est-il préférable d’utiliser une solution autonome, ou une plate-forme collaborative hébergée chez un prestataire ?
La prestation externe
L’utilisation d’un prestataire extérieur offre plusieurs aspects très pratiques :
- Le service est disponible de partout (dans le cas de logiciels disponibles sur le Web). C’est très utile quand on a des collaborateurs disséminés géographiquement.
- Le coût est limité. Les services d’email sont gratuits pour la plupart, et les offres logicielles payantes (gestion de projet, CRM, …) coûtent habituellement moins cher que la location d’un serveur.
- La qualité du service est très bonne. Ces prestataires doivent gérer un très grand nombre d’utilisateurs, et mettent en place des architectures matérielles et logicielles prévues pour tenir la charge. Des équipes administrent ces services 24h/24, ce qui évite d’avoir à le faire soi-même.
L’installation interne
D’un autre côté, l’installation de logiciels en interne possède aussi de gros avantages :