tâches

PlanZone

29 mars 200929 janvier 2011 AmauryOutils6 commentaires

Augeo est un éditeur de logiciels parisien, spécialisé depuis plus de 15 ans dans les logiciels de gestion de projets et de portefeuilles de projets. En 2008, cette entreprise a lancé PlanZone, qui est un outil de gestion de projet collaborative sur le Web. Évidemment, ce logiciel entre en concurrence avec la référence du secteur (Basecamp), mais aussi avec les autres challengers (tel que Taskii). Nous allons voir comment il se défend.

Création de projet

La découverte de PlanZone est facilitée par un assistant qui vous guide dans la création d’un premier projet. C’est le premier logiciel de ce type qui me propose de choisir parmi plusieurs modèles de projet, ce qui a une influence sur les étapes de réalisation et le type de tâches à gérer.

Bizarrement, chaque projet doit avoir une date de début et une date de fin.

Information importante : Il est possible de créer un projet en important un fichier Microsoft Project. Je n’ai pas essayé cette fonctionnalité, mais j’imagine que cela doit être pratique pour les équipes qui veulent migrer vers une solution plus agile et collaborative.

Notions et fonctionnalités

Il y a plusieurs aspects qui interviennent dans l’utilisation de PlanZone :

L’unité de base est le projet. Comme je le disais plus haut, un projet a un titre, une description, une date de début et une date de fin. Le terme activité est aussi utilisé comme synonyme (c’est assez déstabilisant au début).
Un projet peut contenir des sous-activités, qui peuvent elles-mêmes avoir des sous-activités (le tout organisé de manière hiérarchique). On se retrouve donc à gérer des « activités » au sens large, qu’on peut assimiler à des projets et des sous-projets.
Une activité peut contenir :
- des sous-activités (je viens de le dire) ;
- des ressources, c’est-à-dire des personnes qui vont pouvoir intervenir sur les tâches, avec éventuellement un décompte du temps passé ;
- des jalons, qui comportent un titre, une description, et une date prévue d’accomplissement ;
- des tâches, qui comportent un titre, une description, une date butoir, une priorité (basse/normale/haute), et peuvent être affectées à des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs ;
- des discussions, qui affichent les messages en ordre inversement chronologique (les plus récents en premier).

Affichages des informations

Une vue synthétique présente les principaux aspects d’un projet : le pourcentage de sa réalisation et de celles de ses différents jalons, et la liste des discussions qui s’y rapportent.

La grande force de PlanZone, c’est la vue par diagramme de Gantt. C’est une fonctionnalité très rare dans les logiciels de ce type, ce qui est bien dommage.

(image © planzone.com)

Taskii

24 février 200929 janvier 2011 AmauryOutils3 commentaires

Taskii est un logiciel créé par une entreprise belge, qui surfe sur la mouvance des outils de collaboration en ligne (dont le fer de lance est Basecamp). Dès la première page du site, la couleur est annoncée : « Taskii importe le concept de Basecamp en français » (extrait d’une revue du service effectuée par TechCrunch).

Et c’est vrai qu’on pourrait rapidement synthétiser Taskii en 2 points :

Globalement la même ergonomie que Basecamp, mais en français.
Globalement les mêmes fonctionnalités que Basecamp, mais moins cher.

L’outil propose 5 fonctionnalités principales :

Les todo-lists.
La vue calendaire.
La messagerie partagée.
Le partage de fichiers.
Les feuilles de temps.

Le prix

Commençons par le premier facteur différenciant (en dehors de la langue). Taskii est disponible en 5 formules différentes :

L’accès gratuit permet de créer 2 projets et offre un espace de 10 MO.
L’offre Basic (12 € par mois) permet de gérer 15 projets, apporte 4 GO de stockage et le support par email.
L’offre Premium (45 € par mois) monte à 50 projets et 10 GO.
L’offre Secure (65 € par mois) ajoute à la précédente l’encryption SSL.
L’offre No limit (145 € par mois) offre un nombre illimité de projets, 100 GO d’espace de stockage, l’encryption SSL et le support par email et téléphone.

Comme on peut le voir, les tarifs sont plus bas que ceux auxquels on est habitué. Et même si je persiste à trouver ridicule de faire payer l’encryption SSL, je salue l’effort qui est fait pour rendre accessibles toutes les fonctionnalités dès la création d’un compte gratuit.

Les todo-lists

(image © Taskii.com)

La création de tâches se fait d’une manière très souple. On peut facilement les affecter à un utilisateur, et leur définir une date d’échéance. Il n’est malheureusement pas possible de définir une priorité aux tâches. On peut les réorganiser par drag ‘n drop, mais il est impossible de changer l’apparence d’un titre (même pas de syntaxe wiki pour mettre du texte en gras, par exemple).

Basecamp

19 février 200929 janvier 2011 AmauryOutilsUn commentaire

Je vais vous présenter aujourd’hui le logiciel Basecamp, qui est développé par 37Signals. C’est un peu le grand frère de Backpack dont je vous parlais la semaine dernière.

Là où Backpack visait à faciliter le stockage et l’échange d’information autour de projets, Bascamp va plus loin et propose des outils pour gérer plus finement le travail de groupe. On peut distinguer 5 fonctionnalités principales :

Les todo-lists.
La messagerie partagée.
Le partage de fichiers.
Les objectifs calendaires.
« Reporting » du temps passé sur chaque projet.

Auxquelles s’ajoutent des panneaux de vues globales sur un projet ou sur tous les projets.

Les todo-lists

(image © 37signals.com)

Je vous ai déjà expliqué pourquoi les listes sont à la base de toute organisation. Basecamp permet de créer facilement des listes et de les organiser comme on le souhaite. Très similaires à celles de Backpack, on peut éditer leurs titres en utilisant la syntaxe Textile (syntaxe wiki-like simplifiée), et leur affecter un état fait/à faire simplement en cochant ou décochant une case. Par contre, elles offrent la possibilité d’affecter une tâche à un utilisateur, ce qui était un des manques que je pointais du doigt sur Backpack.

Il est aussi possible de créer des listes privées, qu’on est le seul à pouvoir voir. C’est une bonne idée, qui permet d’avoir au même endroit les todo-lists générales et celles qui nous concernent ; cela évite d’avoir à gérer plusieurs systèmes de listes en parallèle.

La messagerie partagée

(image © 37signals.com)

On a beau classer nos emails dans des dossiers, il est toujours pénible d’y rechercher une information intéressante. On est souvent obligé d’ouvrir une demi-douzaine de messages – de quelques lignes chacun – avant de retrouver ce qu’on veut.

L’effet tunnel

17 février 200924 février 2011 AmauryOrganisation d'équipe24 commentaires

Toutes les personnes qui ont géré une équipe connaissent l’effet tunnel. C’est lorsqu’il vous est impossible de connaître l’état d’avancement d’une tâche ou d’un projet et que vous n’avez pas d’autre solution que d’attendre que le travail soit terminé pour pouvoir l’évaluer.
Avant d’étudier les origines de ce mal et comment le prévenir, voyons pourquoi l’effet tunnel est très mauvais :

Vous n’avez aucune visibilité sur le planning. Comme il est impossible de savoir si la tâche sera terminée demain ou dans 2 semaines, il est tout aussi impossible de prévoir les retards sur l’ensemble du projet. Comment répartir les tâches et affecter les ressources lorsque vous ne maîtrisez pas la réalisation du travail ?
Vous ne pouvez pas redresser le tir si le projet part dans une mauvaise direction. Vous pourrez évaluer les dégâts qu’une fois que tout sera terminé. Et bien souvent, vous aurez alors le choix entre vous satisfaire d’une réalisation bancale (travail incomplet, qui ne répond pas aux spécifications, insensé à maintenir) ou tout recommencer à zéro.

L’effet tunnel a toujours pour origine les choix des individus à qui vous confiez les tâches, et la manière dont ils les abordent. Dans tous les cas, vous pouvez l’éviter avec de la diplomatie et de la méthode.

Le glandeur naturel

La plupart du temps, l’effet tunnel est le fait d’une personne à qui vous avez laissé la possibilité de glandouiller tranquillement. Laissez 5 jours à un développeur pour créer un nouveau module, et vous pouvez être certain qu’il va passer 3 jours à faire autre chose, puis 1 journée à se demander ce qu’il va faire et à se motiver pour le faire, puis passer 3 jours à coder comme un fou. Résultat, il sera en retard et aura oublié qu’il devait faire une documentation succincte.

Lorsque vous demandez à un glandeur naturel ce qu’il est en train de faire, il ne va pas vous répondre « Je surfe sur des sites de foot parce que le nouveau championnat commence bientôt », même si c’est ce qu’il a fait pendant les 3 dernières heures. Il va plutôt prendre un air très affairé, peut-être même semblera-t-il agacé que vous lui fassiez perdre son temps, pour vous faire comprendre qu’il est vraiment plongé dans le boulot jusqu’au cou. Vous repartirez avec pour seule information « Je suis en plein dedans, c’est bientôt fini, je te préviendrai quand ce sera bon« , et une indéfinissable impression de vous être fait bananer.

Livre : Getting Things Done – Présentation

8 février 200914 octobre 2019 AmauryOrganisation personnelle3 commentaires

La méthode Getting Things Done (ou GTD en abrégé) a été inventée par David Allen et publiée en 2001 dans un livre nommé « Getting Things Done – The art of stress-free productivity ». L’ouvrage a été traduit en français sous le nom « S’organiser pour réussir – La méthode GTD ou l’art de l’efficacité sans le stress ».

Malgré son nom un peu ronflant (sans parler du « sous-titre » qui est une perle marketing), cette méthode bénéficie d’une très grande notoriété. On ne compte plus le nombre de sites qui y sont consacrés ni le nombre d’outils qui s’adaptent à ses recommandations.

Le principe

La première chose à savoir est que GTD est une méthode d’organisation personnelle. Vous pouvez l’utiliser pour être plus efficace dans votre travail et dans vos occupations personnelles, mais vous ne pourrez pas vous baser dessus pour définir l’organisation de votre équipe ou de votre entreprise.

Contrairement à la plupart des méthodes qui tentaient d’organiser la gestion du temps, la méthode GTD se concentre sur la réalisation des tâches qui nous incombent. Pour cela, il faut se reposer sur un système unique pour recenser l’ensemble des tâches, identifier leur ordre de priorité, et passer en revue cette liste très fréquemment pour en cataloguer les éléments.

Je vais vous donner les grandes lignes de ce qui fait la force de cette méthode d’organisation. Je reviendrai sûrement sur le sujet dans le futur, tant il est vaste. Mais nul besoin de lire les 287 pages du livre pour en comprendre les concepts les plus importants.
Un schéma récapitule l’ensemble du processus (il est d’ailleurs répété 4 fois dans le livre !).

Getting Things Done - déroulement