Préparer votre évaluation annuelle

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La plupart des entreprises effectuent des entretiens annuels ou bi-annuels de leurs collaborateurs. Il sont habituellement réalisés par les managers, parfois avec l’assistance du DRH.

À quoi servent ces entretiens ?

Tout le monde attend ces entretiens avec impatience, mais souvent pour de mauvaises raisons. Un grand nombre de salariés n’y voient que le moment où va leur être annoncée leur augmentation de salaire. C’est évidemment un élément important de ces discussions, mais il ne faut pas que cela devienne une obsession qui occulte les autres aspects.

Les entretiens annuels sont un moment privilégié, pendant lequel on peut prendre un peu de recul par rapport à l’année (ou le semestre) écoulée. Le but est de récapituler les points forts et les points faibles, de revenir sur notre évolution au fil du temps ; comment on a réussi à s’améliorer, à progresser dans l’exécution de nos tâches.

Préparer l’entretien

Quelques jours avant l’entretien, prenez le temps de vous poser ces quelques questions :

  • Où en étais-je il y a un an, il y a 6 mois ? Mes supérieurs étaient-ils satisfait de mon travail ? Pourquoi ?
  • Quelle était l’évolution qu’on attendait de mois durant cette période ? Est-ce que mes objectifs étaient clairement définis ?
  • Quelles sont mes forces et mes faiblesses aujourd’hui ? En quoi sont-elles différentes d’auparavant ?
  • En toute honnêteté, quels sont mes coups d’éclats et mes ratages complets ?
  • Globalement, en suis-je là où je voudrais être ? Ai-je développé les connaissances et les capacités que je voudrais avoir ?

Quand vous avez répondu à ces questions, demandez-vous où vous voulez aller :

  • Suis-je satisfait de l’environnement technique dans lequel j’évolue, des projets sur lesquels je travaille ?
  • Dans quelle direction ma carrière doit-elle évoluer ? Qu’est-ce que je veux faire dans 6 mois, dans 1 an, dans 2 ans ?
  • De quelle aide ai-je besoin pour progresser ?

Une fois que vous avez fait le tour de ces questions (et seulement à ce moment-là), vous pouvez vous poser d’autres questions :

Travailler en période de rush

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Depuis deux semaines, mon entreprise est en train de traverser une période de rush. Nous finalisons un gros projet, qui doit être déployé en production très bientôt. Cela s’est ressenti sur le nombre de posts sur ce blog, qui a drastiquement diminué.

Voilà le topo : Nous sommes en train de conclure le travail de ces 2 derniers mois, et qui va relancer le travail de ces 2 prochains mois. Comme pour tout projet d’importance, il y a un peu de retard, mais surtout un risque de retard. Il a donc fallu mettre les bouchées doubles pour s’assurer que le projet sorte dans les temps.

Mais comment faire pour que toute une équipe réussisse ce qui ressemblait un peu à un tour de force ? Comment s’assurer que tout le monde réponde présent au moment où il le faut ? Comment garder intacte la motivation alors qu’on va passer une semaine longue et difficile ?

Expliquer la situation

Tout le monde a connu des périodes de rush. Ce n’est pas agréable pour personne de faire des horaires 08h30-20h30 pendant plusieurs jours d’affilée, mais parfois il faut le faire.

Le pire des scénarii possibles, c’est lorsque les patrons mettent de plus en plus de pression au fil du temps ; ils s’énervent parce qu’ils voient le retard s’accumuler. Résultat, tout le monde commence à bosser un peu plus, par peur des éclats de nerf du boss plutôt que par envie de voir le projet aboutir.

Nous avons choisi l’optique inverse. En début de semaine, nous avons réuni l’équipe.

  1. Nous avons expliqué les raisons pour lesquelles il était important – pour l’entreprise mais aussi pour les employés – que le projet sorte dans les temps. Un projet stratégique est souvent susceptible de générer un chiffre d’affaires vital au développement de l’entreprise. La croissance de l’entreprise est synonyme de vitalité pour les emplois, de perspectives d’évolution pour les employés.
  2. Nous avons rappelé qu’après 2 mois durant lesquels tout le monde s’est investi dans le projet, nous étions maintenant dans la dernière ligne droite. Ce n’est pas le moment de ralentir ; il faut au contraire accélérer le rythme, concrétiser ce travail intensif en réussissant à le mettre en production.
  3. Nous avons présenté l’horizon des prochains mois, et comment le projet actuel conditionne directement les futures tâches de chacun. Si le projet se conclut de manière satisfaisante, ce sera un tremplin formidable qui donnera le tempo à la suite ; si par contre les choses tournent mal, tout le monde en souffrira.
  4. Nous avons demandé à tous les intervenants de jouer le jeu, de se « sortir les doigts du cul », de faire tout ce qu’ils peuvent pour faire en sorte que le projet sorte dans les temps et avec la qualité qu’on en attend. La durée de l’effort (une grosse semaine) est assez courte pour qu’on puisse y arriver.

Et vous savez quoi ? Tout le monde a répondu présent.

Forcedo

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ForceDo est un web-logiciel qui sert uniquement à gérer des listes de choses à faire. C’est une todo-list, tout simplement. Mais ForceDo intègre des fonctionnalités qui vous aident à traiter les tâches, ou plus précisément qui vous forcent à les exécuter. D’où le nom du service.

La création d’un compte est très simple. Une adresse email et un mot de passe, ou plus simplement un identifiant OpenId, et vous pouvez commencer immédiatement à ajouter vos tâches.

ForceDo - écran principal

L’organisation des tâches

En colonne de droite, vous avez les listes. Cela correspond à ce que d’autres sites appelleraient des « catégories » ; ce sont des groupes de tâches. Il est aussi possible de voir à tout moment l’ensemble des tâches créées.

Par défaut, on voit les tâches qui sont ouvertes. Les tâches déjà terminées (mais pas encore effacées) sont disponibles sous un second onglet.

Les tâches s’affichent par ordre de priorité temporelle. C’est-à-dire que les tâche dont la deadline est la plus proche s’affichent en premier, même si leur priorité générale est moins importante que les tâches dont la deadline est plus lointaine.

Retrospectiva

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Retrospectiva est un web-logiciel de gestion de projets. Placé sous licence libre, il n’est pas possible de l’utiliser « directement » ; par contre, il est téléchargeable gratuitement et s’installe assez facilement sur n’importe quel système de type Unix (Linux, Mac OS X, BSD, …) pour peu que vous ayez un minimum de connaissances en administration de serveur.
Ce mode de fonctionnement est similaire à ce qu’on peut trouver du côté de Collabtive.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités de Retrospectiva sont réparties en deux groupes : les fonctions de base, et celles qui sont apportées par des plug-ins.

Fonctions de base :

  • Gestion de tickets.
  • Revue de code.
  • Gestion de versions, avec deadlines et étapes d’avancement.

Fonctions additionnelles :

  • Wiki.
  • Blog.
  • Gestion de projet adaptée à la méthode Scrum.

On peut considérer que les fonctionnalités apportées par les plug-ins font parties intégrantes du logiciel. Parce que, de nos jours, un outil de gestion de projet qui ne contient même pas un wiki, c’est trop limité pour être intéressant.

Gestion de tickets

(image © retrospectiva.org)

Les tickets de Retrospectiva permettent de gérer aussi bien l’affectation de tâches (au sens classique du terme) que les relevés de bugs. C’est un des rares logiciels qui fournisse un système de gestion des tâches qui peut aussi convenir à la gestion des bugs, sans que l’ergonomie n’en souffre.

Faire l’évaluation annuelle de votre équipe

AmauryOrganisation d'équipe4 commentaires sur Faire l’évaluation annuelle de votre équipe

La plupart des entreprises font une évaluation annuelle ou biannuelle de tous leurs collaborateurs. C’est un moment important, pendant lequel l’employé et son supérieur hiérarchique font le bilan du travail effectué, redéfinissent la mission et les résultats attendus. C’est souvent le bon moment pour parler ouvertement de ce qui va et ne va pas au niveau de l’entreprise, des méthodes de travail, des relations professionnelles, etc.

Pour un manager

Vous devez faire passer les entretiens d’évaluation des membres de votre équipe. Ils attendent ce moment, peut-être avec plus d’impatience que vous ne pensez, car ils y voient – à juste titre – un moment privilégié pour partager avec vous leurs problèmes et leurs doutes.
Prenez le temps de préparer convenablement chaque entretien. Si vous n’avez vraiment pas de temps à y consacrer, essayez plutôt d’organiser des discussions plus informelles autour d’un café ; vous pouvez même le faire dans un bar ou un restaurant, pour sortir du cadre de l’entreprise ; ce genre de discussion peut se révéler presque aussi productif qu’un entretien carré.

Il est assez classique d’utiliser 2 indicateurs pour évaluer les personnes : le Skill et le Will. Ces deux barbarismes sont assez simples à comprendre :

  • Skill : les connaissances, les capacités, ce que sait faire le collaborateur.
  • Will : la volonté, l’implication du collaborateur, ainsi que son ambition.

Quand remettre les gens à leur place

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J’ai souvent parlé du comportement en entreprise, en insistant sur l’aspect humain que doivent avoir les relations professionnelles. L’empathie – la capacité de comprendre les gens – et la politesse – se mettre à la place des autres – sont des qualités plus qu’appréciables dans la vie de tous les jours, mais aussi au travail. L’ère des chefs d’entreprise-dictateurs est révolue. Le meilleur moyen de faire travailler une équipe est de faire en sorte que ses membres se sentent bien et apprécient de travailler en commun.

Toutefois, il existe un cas (un seul !) où l’on peut sortir de ses gonds. C’est quand on a en face de soi une personne qui, justement, n’en a rien à faire des autres. C’est un comportement détestable, qui pourtant se rencontre de temps en temps.

Commençons par analyser le cas. De manière générale, les gens sont relativement civilisés et polis. Parfois, certaines discussions peuvent s’envenimer un peu, mais les choses restent globalement à un niveau acceptable. Mais certaines personnes utilisent cet état de fait, la plupart du temps de manière inconsciente, pour s’affirmer par la force ; ces personnes savent pertinemment qu’elles prennent peu de risques à se montrer odieuses.
Prenez par exemple ceux qui mettent de la musique à fond dans les transports en commun. Ils gênent à eux seuls plusieurs dizaines de personnes, mais ils s’en moquent. Consciemment, ils se disent juste « Je fais ce que je veux » ; mais surtout, leur subconscient leur susurre « C’est bon, tu peux y aller, de toute façon personne ne va oser bouger le petit doigt ! ». Et finalement, c’est bien ce qui arrive ; tout le monde se laisse emmerder, se disant qu’il vaut mieux supporter ça 15 minutes que de chercher le conflit.
Autre exemple : Un enfant chahuteur ira chercher la bagarre avec les plus petits que lui, parce qu’il sait qu’ils ne répliqueront pas.

Dans le monde de l’entreprise, c’est pareil.

Scrum : introduction

AmauryOrganisation d'équipe12 commentaires sur Scrum : introduction

Scrum est une méthode de gestion de projet très intéressante. Pour mon premier article à son propos, je vais vous la présenter rapidement, et vous parler de l’un de ses concepts-clés : les sprints.

Scrum est une méthode agile qui ne se focalise pas spécialement sur les techniques de développement, mais plutôt sur l’organisation de projet et la gestion d’équipe. C’est une méthode moderne qui a fait ses preuves dans de nombreuses circonstances.

Présentation des rôles

L’image suivante présente d’une manière assez synthétique les différents rôles qui interviennent dans une équipe Scrum :

(image © Avangel, Wikipedia)

  • Le directeur de produit : Je préfère utiliser le terme de chef de projet fonctionnel. Son rôle est de présenter à l’équipe les fonctionnalités qu’elle devra développer, et de transmettre l’ordre de priorités. Il opère un suivi régulier avec l’équipe de développement, et remonte régulièrement les informations d’avancement au client.
  • Le Scrum Master : C’est un personnage très spécial qui prend en charge tous les aspects non techniques pour « protéger » l’équipe, particulièrement pendant les périodes de sprint (voir plus bas). Toutes les requêtes doivent passer par lui, pour s’assurer du respect de la méthode. C’est un rôle qu’on pourrait approcher de celui que je tiens – en temps que directeur technique – vis-à-vis de mes développeurs (hormis que je gère en plus des aspects techniques comme la validation des spécifications techniques).
  • L’équipe de développement : La théorie voudrait que l’équipe soit auto-gérée, et que ses membres prennent eux-mêmes leurs décisions de manière collégiale. D’expérience, j’ai rarement vu une équipe fonctionner correctement quand on la laisse faire ce qu’elle veut. Pour que ça fonctionne, il faut avoir des développeurs très compétents, avec de l’expérience, et surtout qui apprécie les contacts humains. Et malheureusement, toutes les équipes ont leurs stagiaires, leurs pas-très-bons-techniquement ou leurs autistes…

Les sprints

Au coeur de Scrum, il y a la notion de sprint. Le principe est de définir un lot de fonctionnalités à développer, puis de partir dans une phase de développement de durée « raisonnable » (2 à 4 semaines). Évidemment, l’ensemble des fonctionnalités doit avoir été prévu pour pouvoir être développé dans ce laps de temps.

L’important dans cet exercice, c’est de bien comprendre – et surtout faire comprendre aux autres acteurs – qu’une fois qu’on a défini la liste des fonctionnalités et qu’on a écrit les spécifications fonctionnelles, on entre dans une phase de quelques semaines pendant laquelle il est absolument interdit de changer les objectifs de développement. Cela a pour effet de pousser les clients à bien spécifier leurs besoins, car une fois que le sprint est lancé, il n’est pas possible d’ajouter de nouvelles fonctionnalités ni de changer l’ordre de priorité.

5pm

AmauryOutilsUn commentaire sur 5pm

Dans le groupe des logiciels de gestion de projet qui font parler d’eux actuellement, et qui tentent de dépasser Basecamp, 5pm fait partie du groupe de tête et sa notoriété semble croître.

Interface principale

L’interface de 5pm est à la fois impressionnante et déroutante. Contrairement aux autres outils du même genre, elle fait un grand usage du Flash pour proposer un dynamisme et une réactivité améliorés.

La fenêtre principale est séparée en 2 parties :

  • À gauche, la liste des projets (et des tâches « autonomes », non attachées à un projet).
  • À droite, les informations concernant le projet sélectionné, ses activités (toutes les actions qui ont été effectuées sur le projet), et les fichiers qui y sont liés.

5pm - écran principal

L’affichage dans le panneau de gauche permet de voir rapidement les projets et leurs tâches, dans une vue arborescente à 2 niveaux facile à comprendre. On y voit par défaut l’état de progression des tâches et le nombre de jours qui reste pour les accomplir.