Collabtive est un outil de gestion de projet qui s’utilise à travers une interface Web. Jusqu’à un certain point, c’est un concurrent de Basecamp, Taskii, PlanZone, ActionMethod, …

L’élément différenciant principal de Collabtive, c’est qu’il est placé sous licence libre. N’importe qui peut le télécharger gratuitement et l’installer sur un serveur (PHP et base de données MySQL sont requis). C’est ce que j’ai fait, en l’installant directement sur mon poste de travail pour le tester durant quelques semaines. Ainsi, pas de version d’essai limité dans le temps ou proposant des fonctionnalités réduites, pas besoin de mettre la main au portefeuille dès que vous devez gérer un grand nombre de projets.

Les fonctionnalités sont très classiques pour ce genre d’outil, et tout ce qu’on est en droit d’attendre est présent :

• Création d’un nombre illimité de projets.
• Gestion de tâches et de jalons.
• Gestion des utilisateurs et de leurs permissions.
• Messagerie interne WYSIWYG.
• Partage de fichiers.
• Rapport d’activité par heures.
• Alertes par email.

Mais aussi quelques petites douceurs (import Basecamp, export du calendrier au format iCal, export du rapport d’activité au format Excel, flux RSS des messages et des tâches). L’interface est disponible en plus de 25 langues.

L’interface générale

Au premier coup d’oeil, Collabtive offre un aspect très joli, très « léché ». L’affichage est clair, le design est plaisant.

L’écran d’accueil présente le « bureau », qui regroupe les informations principales de l’utilisateur. Ses projets, les tâches qui lui sont affectées, un calendrier (vue mensuelle), et les messages reçus.

La vue par projet

Le travail sérieux commence lorsqu’on « entre » dans un projet.

Le premier onglet offre un aperçu, qui reprend de manière synthétique le calendrier, le formulaire de saisie d’activité, et la liste des dernières actions concernant le projet.

Les jalons

Le second onglet affiche les jalons qui ont été définis sur le projet, avec pour chacun la date limite et les éventuels retards. L’interface de création de jalons est très simple à utiliser.
En eux-mêmes, les jalons sont déjà bien pratiques en soi, car ils permettent de vérifier l’état d’avancement d’un projet au niveau macroscopique. Mais ils tirent toute leur puissance lorsqu’ils sont liés aux listes de tâches (voir paragraphe suivant).

Les tâches

L’écran suivant présente la liste des tâches ouvertes sur le projet. Les tâches possèdent un titre, une description (éditeur WYSIWYG), et une date limite ; on peut les affecter à un utilisateur.
Il est possible de créer des « listes de tâches », qui permettent de regrouper les tâches qui portent sur le même sujet. Une liste de tâche peut être liée à un jalon, ce qui est très intelligent.

Au chapitre des regrets :

• Il n’est malheureusement pas possible d’ajouter des commentaires aux tâches, ce qui pourrait être bien pratique dans certains cas.
• Cette fonctionnalité s’adapte très bien à l’affectation de tâches « simples ». Par contre, n’espérez pas gérer de buglist ou de checklist, l’ergonomie n’est pas adaptée.

La messagerie

Le système de messagerie interne permet d’écrire des messages qui seront accessibles par tous les intervenants du projet. Tout le monde peut y répondre, ce qui fait une sorte de forum. L’idée est bien pensée, mais l’ergonomie n’est pas idéale. Il est difficile de lire les discussions rapidement. Le système pourrait s’inspirer des forums classiques, il y gagnerait en ergonomie.

Le partage de fichiers

Le système de partage de fichier permet de créer des sous-dossiers dans lesquels on peut uploader les fichiers afférents à un projet. L’interface est simple à comprendre et à utiliser.

La recherche

Un des points forts de Collabtive, c’est que toutes les données qu’on y ajoute peuvent être taguées, ce qui facilite grandement leur recherche. On peut rapidement retrouver les fichiers, les messages ou les tâches qui se rapportent à un sujet particulier.

Mon avis

Après avoir joué un peu avec Collabtive pendant quelques semaines, j’ai un avis très partagé. L’interface est jolie, et très facile à utiliser. Contrairement à certains concurrents, on n’est jamais perdu, et les richesses fonctionnelles sont habilement cachées derrière une ergonomie sans faille.
Je dois aussi admettre qu’on est plus conciliant avec les défauts d’un logiciel gratuit qu’avec ceux d’une solution payante. C’est sûrement un tort, car au final seul compte le gain que l’outil apporte à l’entreprise…

Par contre, je regrette que l’information soit un peu trop morcelée. Vous allez sur un projet ; puis vous allez voir la liste des tâches ; puis vous cliquez sur une tâche pour en voir le détail. Vous allez voir les messages ; puis vous cliquez sur un message pour lire le contenu des discussions. Et ainsi de suite. On a l’impression de courir un peu après l’information, il manque une vue globale.
Je préférerais une interface moins « gadget-playskool », qui m’afficherait plus d’informations sur un même écran.

Il n’empêche que Collabtive est un logiciel de très bonne qualité, mené par une équipe dynamique. Sa gratuité et sa facilité d’utilisation en font un choix très pertinent. Si votre organisation a l’habitude d’utiliser ce genre d’outil, il ne vous apportera rien de neuf. Par contre, si vous cherchez une solution facile à installer et à utiliser, je vous conseille fortement d’y jeter un oeil. Le site du projet propose une version de démonstration, qui permet de tester le logiciel sans l’installer. Que demander de plus ?