Comme je l’ai dit dans mon précédent billet, j’utilise Google Gsuite, aussi bien de manière personnelle que professionnelle. On connait tous Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Calendar, … Ils sont disponible gratuitement avec certaines limitations (la principale étant l’espace disque de “seulement” 15 GO). Pour 4€ par utilisateur et…
Trello : Todo-list, checklist, organisation d’idées, outil de collaboration
J’ai découvert hier le logiciel Trello, qui a été rendu public il y a seulement 3 jours par Joel Spolsky, le créateur de Fog Creek Software et de Stack Overflow (et dont je vous conseille chaudement la lecture de son blog, Joel On Software). Les fonctionnalités Trello est un outil…
Des outil de travail rustiques
Cet article est dans la droite ligne du précédent, dans lequel je vous parlais du concept de rusticité au sens large. Là, je voudrais vous donner un exemple concernant certains outils de travail que j’utilise au quotidien − personnellement ou avec mon équipe.
J’ai mis en place plusieurs outils numérique qui servent au travail collaboratif : email, wiki, partage de fichiers, todo-list, buglist, calendrier partagé, … Tout cela est très utile, et ces outils sont devenus essentiels à notre organisation. J’ai déjà parlé de tous ces outils par le passé, et je reviendrai certainement dessus.
Mais d’un point de vu très concret, on a tous besoin d’outils pour :
- prendre des notes à la sauvette
- établir des todo-lists éphémères
- faire des dessins comme support à une réflexion
- faire des croquis pour échanger des idées en équipe
Je ne sais pas pour vous, mais pour moi c’est vital. Je n’arrête pas de noter des choses, qui ont une durée de vie de quelques secondes à quelques jours. Souvent pour mon propre usage, pour ne pas oublier quelque chose ou pour m’aider à mettre mes idées en ordre quand je réfléchis à un modèle ou une spécification technique. Mais aussi lorsque je travaille avec mon équipe, pour synthétiser graphiquement les idées de chacun.
Pour tout ça, l’outil high-tech qui fait fantasmer tous les geeks, c’est définitivement l’iPad d’Apple. Allié à une application comme Draft, on pourrait y voir le meilleur moyen de faire des croquis rapides et les échanger.
Ah, c’est vrai que ce genre de gadget fait envie. Mais est-ce vraiment nécessaire ?
Pour ma part, j’ai trouvé les deux outils qu’il me fallait : des “post-it” et une ardoise “Velléda”.
Des post-it
Tout le monde connait les post-it, ces petites feuilles adhésives repositionnables commercialisées par 3M. J’en ai utilisé de toutes les tailles : des minis (très pratiques pour coller des notes tout autour de l’écran), des « normaux » (qui s’adaptent à la plupart des besoins), des géants (vite abandonnés).
Maintenant, j’utilise exclusivement des post-it de taille rectangulaire (76×127 mm pour être exact). C’est comme un post-it normal, sauf qu’il est plus large. Pris verticalement, c’est idéal pour faire des listes : la largeur est convenable, et la hauteur − plus grande que pour un post-it carré − convient parfaitement.
Manymoon
Manymoon est un web-logiciel de gestion de projet. Il a fait un peu parler de lui ces derniers jours, suite à l’ouverture de la plateforme Google Apps à des applications tiers ; Manymoon y est montré en exemple d’application très utile pour les entreprises qui utilisent Google Apps. Il n’en reste…
Forcedo
ForceDo est un web-logiciel qui sert uniquement à gérer des listes de choses à faire. C’est une todo-list, tout simplement. Mais ForceDo intègre des fonctionnalités qui vous aident à traiter les tâches, ou plus précisément qui vous forcent à les exécuter. D’où le nom du service.
La création d’un compte est très simple. Une adresse email et un mot de passe, ou plus simplement un identifiant OpenId, et vous pouvez commencer immédiatement à ajouter vos tâches.
L’organisation des tâches
En colonne de droite, vous avez les listes. Cela correspond à ce que d’autres sites appelleraient des « catégories » ; ce sont des groupes de tâches. Il est aussi possible de voir à tout moment l’ensemble des tâches créées.
Par défaut, on voit les tâches qui sont ouvertes. Les tâches déjà terminées (mais pas encore effacées) sont disponibles sous un second onglet.
Les tâches s’affichent par ordre de priorité temporelle. C’est-à-dire que les tâche dont la deadline est la plus proche s’affichent en premier, même si leur priorité générale est moins importante que les tâches dont la deadline est plus lointaine.
Retrospectiva
Retrospectiva est un web-logiciel de gestion de projets. Placé sous licence libre, il n’est pas possible de l’utiliser « directement » ; par contre, il est téléchargeable gratuitement et s’installe assez facilement sur n’importe quel système de type Unix (Linux, Mac OS X, BSD, …) pour peu que vous ayez un minimum de connaissances en administration de serveur.
Ce mode de fonctionnement est similaire à ce qu’on peut trouver du côté de Collabtive.
Fonctionnalités
Les fonctionnalités de Retrospectiva sont réparties en deux groupes : les fonctions de base, et celles qui sont apportées par des plug-ins.
Fonctions de base :
- Gestion de tickets.
- Revue de code.
- Gestion de versions, avec deadlines et étapes d’avancement.
Fonctions additionnelles :
- Wiki.
- Blog.
- Gestion de projet adaptée à la méthode Scrum.
On peut considérer que les fonctionnalités apportées par les plug-ins font parties intégrantes du logiciel. Parce que, de nos jours, un outil de gestion de projet qui ne contient même pas un wiki, c’est trop limité pour être intéressant.
Gestion de tickets
(image © retrospectiva.org)
Les tickets de Retrospectiva permettent de gérer aussi bien l’affectation de tâches (au sens classique du terme) que les relevés de bugs. C’est un des rares logiciels qui fournisse un système de gestion des tâches qui peut aussi convenir à la gestion des bugs, sans que l’ergonomie n’en souffre.
Gantter
Gantter est un logiciel de gestion de projets très étrange. C’est un outil web, mais il offre les fonctionnalités basiques (les plus utiles) de Microsoft Project. Il ne faut pas y chercher la moindre capacité de travail collaboratif. En plus de cela, il n’y a pas besoin de se créer…
5pm
Dans le groupe des logiciels de gestion de projet qui font parler d’eux actuellement, et qui tentent de dépasser Basecamp, 5pm fait partie du groupe de tête et sa notoriété semble croître.
Interface principale
L’interface de 5pm est à la fois impressionnante et déroutante. Contrairement aux autres outils du même genre, elle fait un grand usage du Flash pour proposer un dynamisme et une réactivité améliorés.
La fenêtre principale est séparée en 2 parties :
- À gauche, la liste des projets (et des tâches « autonomes », non attachées à un projet).
- À droite, les informations concernant le projet sélectionné, ses activités (toutes les actions qui ont été effectuées sur le projet), et les fichiers qui y sont liés.
L’affichage dans le panneau de gauche permet de voir rapidement les projets et leurs tâches, dans une vue arborescente à 2 niveaux facile à comprendre. On y voit par défaut l’état de progression des tâches et le nombre de jours qui reste pour les accomplir.
Collabtive
Collabtive est un outil de gestion de projet qui s’utilise à travers une interface Web. Jusqu’à un certain point, c’est un concurrent de Basecamp, Taskii, PlanZone, ActionMethod, …
L’élément différenciant principal de Collabtive, c’est qu’il est placé sous licence libre. N’importe qui peut le télécharger gratuitement et l’installer sur un serveur (PHP et base de données MySQL sont requis). C’est ce que j’ai fait, en l’installant directement sur mon poste de travail pour le tester durant quelques semaines. Ainsi, pas de version d’essai limité dans le temps ou proposant des fonctionnalités réduites, pas besoin de mettre la main au portefeuille dès que vous devez gérer un grand nombre de projets.
Les fonctionnalités sont très classiques pour ce genre d’outil, et tout ce qu’on est en droit d’attendre est présent :
- Création d’un nombre illimité de projets.
- Gestion de tâches et de jalons.
- Gestion des utilisateurs et de leurs permissions.
- Messagerie interne WYSIWYG.
- Partage de fichiers.
- Rapport d’activité par heures.
- Alertes par email.
Mais aussi quelques petites douceurs (import Basecamp, export du calendrier au format iCal, export du rapport d’activité au format Excel, flux RSS des messages et des tâches). L’interface est disponible en plus de 25 langues.
L’interface générale
Au premier coup d’oeil, Collabtive offre un aspect très joli, très « léché ». L’affichage est clair, le design est plaisant.
L’écran d’accueil présente le « bureau », qui regroupe les informations principales de l’utilisateur. Ses projets, les tâches qui lui sont affectées, un calendrier (vue mensuelle), et les messages reçus. 
La vue par projet
Le travail sérieux commence lorsqu’on « entre » dans un projet.
PlanZone
Augeo est un éditeur de logiciels parisien, spécialisé depuis plus de 15 ans dans les logiciels de gestion de projets et de portefeuilles de projets. En 2008, cette entreprise a lancé PlanZone, qui est un outil de gestion de projet collaborative sur le Web. Évidemment, ce logiciel entre en concurrence avec la référence du secteur (Basecamp), mais aussi avec les autres challengers (tel que Taskii). Nous allons voir comment il se défend.
Création de projet
La découverte de PlanZone est facilitée par un assistant qui vous guide dans la création d’un premier projet. C’est le premier logiciel de ce type qui me propose de choisir parmi plusieurs modèles de projet, ce qui a une influence sur les étapes de réalisation et le type de tâches à gérer.
Bizarrement, chaque projet doit avoir une date de début et une date de fin.
Information importante : Il est possible de créer un projet en important un fichier Microsoft Project. Je n’ai pas essayé cette fonctionnalité, mais j’imagine que cela doit être pratique pour les équipes qui veulent migrer vers une solution plus agile et collaborative.
Notions et fonctionnalités
Il y a plusieurs aspects qui interviennent dans l’utilisation de PlanZone :
- L’unité de base est le projet. Comme je le disais plus haut, un projet a un titre, une description, une date de début et une date de fin. Le terme activité est aussi utilisé comme synonyme (c’est assez déstabilisant au début).
- Un projet peut contenir des sous-activités, qui peuvent elles-mêmes avoir des sous-activités (le tout organisé de manière hiérarchique). On se retrouve donc à gérer des « activités » au sens large, qu’on peut assimiler à des projets et des sous-projets.
- Une activité peut contenir :
- des sous-activités (je viens de le dire) ;
- des ressources, c’est-à-dire des personnes qui vont pouvoir intervenir sur les tâches, avec éventuellement un décompte du temps passé ;
- des jalons, qui comportent un titre, une description, et une date prévue d’accomplissement ;
- des tâches, qui comportent un titre, une description, une date butoir, une priorité (basse/normale/haute), et peuvent être affectées à des utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs ;
- des discussions, qui affichent les messages en ordre inversement chronologique (les plus récents en premier).
Affichages des informations
Une vue synthétique présente les principaux aspects d’un projet : le pourcentage de sa réalisation et de celles de ses différents jalons, et la liste des discussions qui s’y rapportent.
La grande force de PlanZone, c’est la vue par diagramme de Gantt. C’est une fonctionnalité très rare dans les logiciels de ce type, ce qui est bien dommage.
(image © planzone.com)